Firmenwagen: Was ist sinnvoller – leasen oder kaufen?

Eine wirklich aussagekräftige Gegenüberstellung der Argumente für und wider beide Optionen stellt die Verantwortlichen vor komplexe analytische Herausforderungen. Schließlich wirkt sich diese Entscheidung nicht nur auf den Cashflow, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Unternehmensbilanz aus, sondern auch auf die betriebliche Effizienz im Hinblick auf die Fuhrparkverwaltung. Ist es womöglich an der Zeit, dass Sie Ihre Haltung zur Frage „Leasen oder kaufen“ überdenken? Zur Unterstützung Ihrer Entscheidungsfindung werden in diesem Whitepaper die Vor- und Nachteile beider Optionen vergleichend dargestellt und dabei auch Faktoren hervorgehoben, die allzu oft vernachlässigt werden.

Mobilität zählt für viele Unternehmen zu den wesentlichen Geschäftsgrundlagen, und sie alle stehen vor der gleichen wichtigen Entscheidung: Ist es sinnvoller, die benötigten Fahrzeuge zu kaufen oder zu leasen? Beim Vergleich zwischen Leasing und Kauf sollten die Gesamtbetriebskosten (TCO) beider Optionen sorgfältig analysiert werden. Dabei sind in jeder einzelnen Phase des Lebenszyklus eines Fahrzeugs unterschiedliche Faktoren und Entscheidungen zu berücksichtigen

Welches Fahrzeug eignet sich am besten für Ihre Situation und bietet außerdem das beste Preis-Leistungs-Verhältnis? Der Kauf eines Fahrzeugs gibt Ihnen im Gegensatz zum Leasing maximale Autonomie, Flexibilität und Wahlfreiheit. Sie können das Fahrzeug, das Sie oder Ihre Fahrer bevorzugen, frei wählen, Angebote von Händlern anfordern und die Bestellung bei einem Lieferanten Ihrer Wahl aufgeben. Ist Ihr Unternehmen dabei, einen größeren Fuhrpark aufzubauen, können möglicherweise attraktive Preisnachlässe verhandelt werden, indem alle Käufe beim selben Händler getätigt werden. Basis solcher Einigungen ist das Versprechen zukünftiger Serviceverträge sowie der Unternehmens- bzw. Mitarbeiter-Empfehlungen.

Das richtige Fahrzeug zum richtigen Preis am richtigen Ort zu finden kann jedoch zeitaufwändig sein und erfordert ein gewisses Maß an Vorwissen und Verhandlungsgeschick. Auch wenn Leasing geringere Wahlfreiheit in Bezug auf Fahrzeugmodelle und Händler bedeuten kann, behalten Sie immer die Kontrolle darüber, welches Fahrzeug letztlich gewählt wird. Sie lagern nicht nur viel Stress aus, sondern profitieren auch von der fachkundigen Beratung und Unterstützung der Leasinggesellschaft bei der Auswahl des Fahrzeugs, das sich aufgrund seiner Gesamtkosten am besten für Ihre Situation eignet. Darüber hinaus können Sie sich dank einer zentralen Beschaffung, die die Einkaufsbedingungen verbessert, sicher sein, den niedrigsten Preis zu erhalten.

Dank ihrer starken Beziehungen zu den Fahrzeuglieferanten haben Leasinggesellschaften außerdem Zugang zu den neuesten Technologien, sodass Sie von Neuerungen wie verbessertem Kraftstoffverbrauch, größerer Sicherheit, Telematik und Ähnlichem profitieren können. Selbst wenn Sie hochspezialisierte Fahrzeuge benötigen, um Ihr Geschäft in einer bestimmten Branche zu unterstützen, z. B. der Bau- oder Lebensmittelbranche, können Leasinggesellschaften häufig Fahrzeuge organisieren, die auf Ihre speziellen technischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Nachdem das Fahrzeug ausgewählt wurde, geht es im nächsten Schritt um die Finanzierung. Um einen echten Vergleich zwischen den Kosten eines Kaufs gegenüber Leasing-Szenarien vorzunehmen, müssen Sie den Durchschnitt der gewichteten Kapitalkosten beim Fahrzeugkauf mit den Zinskosten vergleichen, die in einem Leasing-Szenario für Sie anfallen. Um ein oder mehr Fahrzeuge zu kaufen, müssen Sie Kapital investieren – und damit Geld binden, dass Sie sonst für Ihr Kerngeschäft ausgeben könnten. Ist Ihr Unternehmen nicht kapitalkräftig genug, wird das Geld, das Sie in Ihre Fahrzeuge fließen lassen, seinen Preis haben – entweder durch Kreditaufnahme oder weil Ihre Investition eine Rendite abwerfen muss.

Leasing dagegen ermöglicht Ihnen den Erhalt der Fahrzeuge, die Sie brauchen, ohne wertvolles Betriebskapital zu verlieren oder Kredite in Anspruch zu nehmen, die sich besser für den weiteren Ausbau Ihres Unternehmens nutzen ließen. Beim Leasing zahlen Sie eine feste monatliche Gebühr für den gesamten Leasingzeitraum, um Abschreibungs- und Zinskosten abzudecken, die auf dem Investitionswert des Fahrzeugs und seinem voraussichtlichen Wiederverkaufswert bei Vertragsende basieren. Dies unterstützt dank reduzierter Unwägbarkeiten und Risiken auch eine höhere Prognose- und Cash-Flow-Planungssicherheit.

Unter dem Gesichtspunkt der Finanzierung gibt es nicht zuletzt die Garantie zu beachten. Alle Neuwagen verfügen über eine Basisgarantie, doch ist nicht immer klar, was diese Garantie tatsächlich abdeckt. Für vollständige Sicherheit müssen Fahrzeughalter die Garantie verlängern, was oft mit erheblichen Kosten verbunden ist. Bei einem Leasing-Fahrzeug sind sogar die Kosten für schwerwiegende mechanische Probleme in der monatlichen Leasingrate enthalten, was bedeutet, dass die Leasinggesellschaft das Risiko trägt und Ihnen böse – und möglicherweise kostspielige – Überraschungen erspart bleiben.

Seit 2019 müssen größere Unternehmen, die den International Financial Reporting Standards (IFRS) bzw. United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP) unterliegen, in ihrer Bilanz ein Nutzungsrecht an einem Fahrzeug und eine Verbindlichkeit für Leasingzahlungen ausweisen. Infolge einer geänderten Klassifizierung werden in der Gewinn- und Verlustrechnung für operative Leasingverträge künftig keine Leasingkosten, sondern Abschreibungen und Zinsen verbucht. Weitere Informationen zu den bevorstehenden Änderungen in der Bilanzierung von Leasingverhältnissen finden Sie im einschlägigen LeasePlan-Whitepaper. Weitere Informationen zu IFRS16 finden Sie in der Rubrik „News & Medien“auf unserer Unternehmenswebsite.

Nach der Finanzierung bilden die laufenden Kosten die nächste Phase im Lebenszyklus des Fahrzeugs. Aus betrieblicher Sicht gilt es, die Kosten für Versicherung, Kraftstoff, Inspektionen, Winter-/Sommerreifenwechsel, Pannenhilfe und die Abwicklung von Reparaturen, Unfällen und mögliche Schadensersatzansprüche sowie Strafzettel/Bußgelder zu berücksichtigen. Wenn Sie Ihren Fuhrpark kaufen, müssen Sie all diese Aspekte entweder intern verwalten (beispielsweise durch die Ausgabe von Firmenkreditkarten oder Fahrtkostenerstattung) oder an einen Dienstleister auslagern – Reparaturen und Inspektionen beispielsweise an Ihre Werkstatt vor Ort und Versicherung, Unfallmanagement und Schadenbearbeitung an Ihren bestehenden Makler.

Dieser Teil der Gesamtbetriebskosten wird jedoch oft unterschätzt. Egal, wie viele Fahrzeuge ein Fuhrpark umfasst, effizientes Fuhrparkmanagement ist viel Arbeit. Jede einzelne Aktivität erfordert Zeit, um den richtigen Lieferanten zu finden, den richtigen Preis auszuhandeln und eingehende Rechnungen zu prüfen und rechtzeitig zu bezahlen. All dies kann eine erhebliche Belastung für Ihren Fuhrparkmanager oder Ihre Verwaltungsabteilung darstellen.Beim operativen Leasing kümmert sich die Leasinggesellschaft um alle operativen Dienstleistungen, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Als garantierte Kostenkomponente im Rahmen des Leasingvertrags werden Instandhaltungsmaßnahmen – einschließlich vorbeugender Inspektionen und außerplanmäßiger Wartung sowie Pannenhilfe – während der gesamten Nutzungsdauer des Fahrzeugs von einem autorisierten Dienstleister erledigt, und zwar auf Grundlage von Service-Level-Agreements (SLAs) und Genehmigungsverfahren für die durchzuführenden Arbeiten. Auch Reifenwechsel sind in der Leasingrate enthalten und werden in autorisierten Werkstätten mit SLAs durchgeführt, wodurch zusätzlich die Notwendigkeit der Lagerung von nicht genutzten Reifen verschwindet. Was den Kraftstoff betrifft, erhält jeder Fahrer eine Tankkarte (erhältlich in verschiedenen Varianten), die weitläufig einsetzbar ist und potenzielle Rabatte bietet. Die Leasinggesellschaft kann so außerdem Kraftstoffberichte erstellen, die Ihnen einen Einblick in den Verbrauch, die Kosten und verbundene CO2-Emissionen bietet.

Die Versicherung ist ein weiterer Fixkostenbestandteil, der genau auf das Anfangs- und Enddatum des Leasingvertrags abgestimmt ist, ebenso wie die Schadenbearbeitung, Pannenhilfe und Unfallmanagement einschließlich Fahrzeugersatz. All dies minimiert Ausfallzeiten und ermöglicht Ihnen als Leasingkunde, die Effizienz Ihrer Prozesse zu steigern.

Am Ende des Lebenszyklus, wenn das Fahrzeug ein bestimmtes Alter erreicht hat, muss es verkauft oder entsorgt werden. Dies stellt eine erhebliche Risikokomponente für Fahrzeughalter dar. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können das Fahrzeug entweder auf Null abschreiben und den Verkaufserlös als positives Ergebnis verbuchen, oder einen voraussichtlichen Wiederverkaufswert ermitteln und das Fahrzeug entsprechend abschreiben.

In diesem Fall besteht das Risiko, dass das Fahrzeug letztlich unter dem erwarteten Wert verkauft wird, was zu finanziellen Verlusten führt. In einem Closed-End- oder operativen Leasingvertrag legt die Leasinggesellschaft den voraussichtlichen Restwert zu Vertragsbeginn fest und berechnet Ihre monatlichen Raten (einschließlich Abschreibung und Zinsen) entsprechend. Dies nimmt Ihnen sowohl die Sorge als auch das Risiko eines unter den Erwartungen liegenden Wiederverkaufswertes am Ende des Leasingzeitraums.

• Sie legen die Fahrzeugspezifikationen fest und die Leasingfirma kümmert sich um den Rest.

• Fixe Leasingraten über die gesamte Vertragslaufzeit; einfache Budgetplanung und -prognose.

• Feste Wartungskosten; keine bösen Überraschungen.

• Garantierter Restwert; keine Kostenweitergabe, wenn das Fahrzeug zu einem niedrigeren Preis als erwartet verkauft wird.

• Sie profitieren von Lieferantenrabatten, die von der Leasingfirma ausgehandelt wurden.

• Sie können sich auf die Expertise und Erfahrung der Leasingfirma im Bereich Fahrzeuge verlassen.

• Kein Stress; die Leasingfirma regelt und verwaltet alle fahrzeugbezogenen Dienstleistungen und Kosten für Sie.

Kaufen oder leasen? Bei dieser Entscheidung geht es um mehr als den Kostenvergleich zwischen monatlichen Zinsen und Wertabschreibung einerseits und den Leasingraten andererseits. In jeder Phase des Lebenszyklus eines Fahrzeugs – egal, ob es geleast ist oder sich im Unternehmensbesitz befindet – sind unterschiedliche Faktoren zu bedenken, die sich im Laufe seiner Nutzungsdauer auf die Gesamtkosten auswirken. Neben den finanziellen Kosten ist dabei auch die Wertschöpfung zu berücksichtigen, die durch die Unterstützungs- und Abwicklungsleistungen des Leasinganbieters entsteht. Durch die Inanspruchnahme dieser Leistungen reduziert sich die Arbeitslast für Fuhrparkverwalter bzw. Verwaltungsangestellte, sodass das Unternehmen letztlich Kosten spart.