Budgetplanung und -kontrolle im Fuhrparkmanagement

Lesezeit: 5 Minuten Die Budgetplanung und die Budgetkontrolle gehören zu den regelmäßigen Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Welche Einflussfaktoren gilt es bereits bei der Budgetplanung zu berücksichtigen, damit Sie Ihre Planung später auch einhalten können? Nach der Planung ist eine regelmäßige Budgetkontrolle wichtig, um unerwünschte Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

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Nur wenn Sie die aktuelle Kostensituation Ihres Fuhrparks im Detail kennen und wissen, welche internen und externen Faktoren Ihre Kosten in Zukunft beeinflussen, können Sie Ihr Flottenbudget realistisch planen. Wie gehen Sie am besten vor und was sollten Sie beachten?

Was beeinflusst Ihr Budget? Wichtige Einflussfaktoren für steigende Kosten und daraus resultierende Budgetüberschreitungen finden Sie in unserer Übersicht „Budgetabweichungen antizipieren und steigenden Kosten gegensteuern“.

Der erste Schritt für Ihre Budgetplanung beginnt mit der Datenerhebung zu den verschiedenen Budgetkomponenten Ihrer Flotte aus der vergangenen Budgetperiode. Dazu liefert Ihnen Ihr Flottenreporting idealerweise detaillierte Informationen

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  über Ihre Fuhrparkstruktur und den Fahrzeugbestand inkl. Austauschzeitpunkten
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  darüber, wie hoch die Betriebskosten jedes einzelnen Fahrzeugs in Ihrem Fuhrpark sind, anhand deren Sie Ihre aktuellen Gesamtbetriebskosten berechnen können
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  zu Ihren etwaigen Einnahmen aus der Gebrauchtwagenvermarktung

Neben den Kosten für Anschaffung, Strom bzw. Kraftstoff, Versicherung, Reifen, Reparatur, Wartung und Verschleiß sowie Kfz-Steuern und Gebühren spielen weitere Komponenten in Ihrem Budget eine Rolle. So kalkulieren Sie beim Flottenleasing besser auch Kosten für den Ausgleich von Rückgabeschäden oder für die Abrechnung von Mehrkilometern am Vertragsende in Ihr Budget ein.

Ermitteln Sie aus Ihren Fuhrparkdaten der letzten Budgetperiode also sowohl die Betriebskosten für jedes einzelne Fahrzeug als auch Ihre Gesamtbetriebskosten für Ihren kompletten Fahrzeugbestand. Damit erhalten Sie eine solide Ausgangsbasis für Schritt 2.

Nachdem Sie Ihre Gesamtbetriebskosten ermittelt haben, leiten Sie im nächsten Schritt Ihr Budget für das kommende Geschäftsjahr ab. Dafür müssen Sie sich die Frage beantworten, welche internen und externen Faktoren Einfluss auf Ihre Budgetkomponenten nehmen, die mit mehr oder mit weniger Kosten verbunden sind.

Welche internen Faktoren beeinflussen Ihre Budgetplanung? Um die Entwicklung Ihrer Kosten zu prognostizieren, legen Sie Ihr Augenmerk zunächst auf die Entwicklung Ihres Fahrzeugbestands: Klären Sie mit Ihrer Geschäftsleitung und Personalabteilung, ob Veränderungen im Unternehmen anstehen, die zu mehr oder weniger Fahrzeugen in der kommenden Budgetperiode und damit zu einem höheren oder geringeren Fuhrparkbudget führen. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Fahrzeuge Ihren Bestand verlassen und wie viele Ersatz- bzw. Neuanschaffungen anstehen werden.

Neben dem Flottenbestand spielen weitere Entscheidungen oder Veränderungen im Unternehmen eine Rolle, wenn es darum geht, ob Sie mit sinkenden oder steigenden Kosten rechnen müssen, z. B., ob Sie Änderungen in Ihrer Car Policy bezüglich Fahrzeugklassen oder Antriebsarten vornehmen. Auch wenn Fahrzeuge mehr oder weniger intensiv als bisher genutzt werden, wirkt sich diese veränderte Laufleistung auf Ihre Kostenkomponenten aus.

Welche externen Faktoren beeinflussen Ihre Budgetplanung? Wirtschaftliche oder politische Entwicklungen im Inland und Ausland können ebenfalls eine große Rolle für die Planung Ihres neuen Budgets spielen, z. B., wenn Preiserhöhungen am Neuwagenmarkt anstehen, Energiekrisen mit verteuertem Erdöl, Gas und Strom auftreten, sich eine Zinswende am Geldmarkt ankündigt oder die Nachfrage am Gebrauchtwagenmarkt einbricht. Hinzu kommen vielleicht auch angekündigte steuerliche und rechtliche Änderungen, die für Ihre Planung relevant sein können.

Plankosten festlegen Brauchen Sie in der kommenden Budgetperiode mehr Fahrzeuge, weil Ihr Unternehmen expandiert? Hatten Sie mehr Schäden, so dass Ihre Versicherungsprämien steigen werden? Und werden Ihre Fahrer mehr Kilometer als bisher fahren? Aufgrund der von Ihnen angenommenen Einflüsse legen Sie fest, bei welchen Budgetkomponenten Sie mit veränderten Kosten rechnen müssen, beziffern diese konkret und berechnen darauf basierend Ihre Gesamtbetriebskosten für das kommende Geschäftsjahr. Dies sind zwei Beispiele:

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  5 % Flottenwachstum → 5 % Aufschlag auf die Gesamtbetriebskosten
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  10 % höhere km-Leistung → 10 % höhere Kosten für Reifenersatz, Wartung und Verschleiß, Strom bzw. Kraftstoff

Nachdem Sie Ihre Plankosten festgelegt haben, sorgen Sie dafür, Ihr neues Budget einzuhalten. Schauen Sie sich Ihre Kosten im Flottenreporting monatlich an und monitoren Sie, ob sich Ihre Budgetkomponenten wie geplant entwickeln oder von Ihren Annahmen abweichen. Stellen Sie dabei fest, dass Ihre Kosten nicht mehr im Plan sind, gehen Sie den Ursachen auf den Grund und ergreifen Sie Maßnahmen, um Kostentreibern gegenzusteuern. So schulen Sie Ihre Fahrer und verpflichten sie z. B. zu einer schonenden und vorausschauenden Fahrweise, um Unfälle und Schadenkosten sowie gleichzeitig den Verbrauch von Reifen, Strom und Kraftstoff zu minimieren.

Eventuell liegen die Gründe für eine Budgetüberschreitung nicht in Ihrem Einflussbereich oder dem Ihres Unternehmens, so dass Sie Maßnahmen an anderer Stelle in Ihrem Fuhrparkmanagement ergreifen müssen, um im geplanten Budget zu bleiben. Sie können z. B. Anschaffungskosten senken, wenn Sie die Auswahl an Herstellern bereits in Ihrer Car Policy begrenzen. Dadurch können Sie Ihr Fahrzeugvolumen bei wenigen oder sogar nur einem Hersteller bündeln, um bessere Einkaufskonditionen zu verhandeln.

Achtung: Bedenken Sie, dass Maßnahmen zur Kostenreduktion zu Lasten von Mitarbeiterzufriedenheit, Nachhaltigkeit oder Image gehen können.

• Ihr Budget realistisch zu planen und zu überwachen sowie unerwünschten Entwicklungen gegenzusteuern, setzt eine gute Kenntnis und Analyse Ihrer aktuellen Fuhrparkkosten voraus.
• Planen Sie Ihr Budget für die kommende Periode, indem Sie alle prognostizierten internen und externen Veränderungen beziffern und in Ihr zu planendes Budget einrechnen. Um künftige Budgetabweichungen zu vermeiden, müssen Sie Kosten von vornherein realistisch einschätzen. So sollten Sie z. B. beim Kraftstoffverbrauch mindestens 20 % Mehrverbrauch gegenüber dem vom Hersteller genannten Normverbrauch in Ihr Budget einplanen.
• Kontrollieren Sie monatlich, ob Ihr Budget im Plan ist. Entwickelt sich Ihre Kosten anders als gewünscht, gehen Sie den Ursachen auf den Grund. Ergreifen Sie passende Maßnahmen, um steigenden Kosten gegenzusteuern.