So erstellen Sie eine erfolgreiche Car Policy

Lesezeit: 9 Minuten – zuletzt aktualisiert am 01.08.2024 Mit Ihrer Car Policy geben Sie Ihrem Fuhrpark die strategisch gewünschte Ausrichtung: Wirtschaftlichkeit oder Mitarbeitermotivation, Nachhaltigkeit oder Unternehmensimage. So setzen Sie mit Ihrer Car Policy den passenden Rahmen für die Struktur Ihrer Flotte, für die Mobilität Ihrer Fahrer und die Rechte und Pflichten bei der Dienstwagennutzung.

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Eine Car Policy, auch Firmenwagenrichtlinie oder Dienstwagenordnung genannt, regelt den Berechtigtenkreis, die Fahrzeugauswahl und -beschaffung sowie die Nutzung von Dienstwagen in Ihrem Unternehmen. Sie bildet die strategische Grundlage für Ihr Flottenmanagement und lässt sich gezielt auf den gewünschten Schwerpunkt Ihres Unternehmens ausrichten. In Ihrer Car Policy legen Sie die Rechte und Pflichten Ihrer Mitarbeiter bei der Nutzung von Dienstwagen fest. Damit unterscheidet sie sich vom Dienstwagenüberlassungsvertrag, der als Bestandteil der Arbeitsverträge für alle Fahrer eines Dienstwagens individuell festlegt, welche Rechte und Pflichten sie mit Erhalt eines Dienstwagens haben.

Welchen Schwerpunkt setzen Sie bei der strategischen Ausrichtung Ihres Fuhrparks: Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Image oder Zufriedenheit?

Gehört es zu Ihren Fuhrparkmanagement-Aufgaben, Ihrer Unternehmensflotte eine klare Linie zu geben? Legen Sie den Schwerpunkt auf Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Image oder Mitarbeiterzufriedenheit? Oder haben Sie den Anspruch, alles miteinander zu vereinen? Mit einer konsequenten Car Policy richten Sie Ihr Flottenmanagement auf das gewünschte Ziel aus. Bedenken Sie, dass Entscheidungen zugunsten eines strategischen Schwerpunkts zu Lasten aller übrigen gehen können.

Stichwort „Downsizing“: Die Gestaltung einer Car Policy bietet viele Ansätze, Ihren Fuhrpark kosteneffizient zu betreiben. Betrachten Sie z. B.

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  den Kreis der dienstwagenberechtigten Personen
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  die Marken- und Modellvielfalt
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  die Höhe von Kaufpreis oder Leasingrate sowie den Umfang der Ausstattung der erlaubten Fahrzeuge
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  die Gesamtkosten Ihres Fuhrparks
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  das Ausmaß der privaten Nutzung

Tipp: Vorsicht beim Verschlanken! Wenn Sie in Ihrer Car Policy auf eine schlanke Ausstattung setzen, riskieren Sie negative Effekte auf den Wiederverkaufswert. Lesen Sie hier, warum Sie bei der Anschaffung an den Wiederverkauf denken sollten und welche Faktoren den Restwert beeinflussen.

Laden Sie unsere Übersicht zur restwertoptimalen Fahrzeugausstattung für 15 verschiedene Fahrzeugklassen herunter.

Soll Ihr Fuhrpark möglichst umweltschonend eingesetzt werden? Dann beantworten Sie sich z. B. folgende Fragen.

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  Setzen Sie Grenzwerte für die CO₂-Emissionen Ihrer Flotte?
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  Wollen Sie Ihren Mitarbeitern die Wahl lassen, diese Grenzwerte einzuhalten? Dann regeln Sie die Unter- bzw. Überschreitung von Grenzwerten mittels Bonus-Malus-Zahlungen in Ihrer Car Policy.
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  Gestatten Sie alternative Antriebe in den Dienstwagenkategorien oder schreiben Sie diese vor? Sind Sie bereit für den Einstieg in die E-Mobilität?

Die Umstellung auf eine nachhaltige Car Policy ist eine herausfordernde Fuhrparkmanagement-Aufgabe mit großen Auswirkungen auf Kosten, Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmensimage.

Tipp: Schaffen Sie Akzeptanz für Ihre Car Policy! Hat sich die strategische Ausrichtung Ihrer Flotte geändert? Holen Sie die Interessengruppen in Ihrem Unternehmen bei der Gestaltung einer neuen Car Policy von Anfang an ins Boot. Informieren Sie sich über deren Ziele und darüber, wie sie im Rahmen Ihres Flottenmanagements zueinander in Beziehung stehen.

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  Image: Wollen Sie mit Ihrer Dienstwagenordnung ein bestimmtes Unternehmensimage pflegen, das Ihre Firmenwagen buchstäblich transportieren?
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  Unternehmensphilosophie: Haben Sie flache Hierarchien im Unternehmen, die sich in Ihrer Car Policy, z. B. in den Dienstwagengruppen und im Nutzerkreis, widerspiegeln sollen? Welche Fahrzeuge passen zu der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist? Möchten Sie Ihren Kunden eher Erfolg oder Bescheidenheit vermitteln?
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  Synergien: Eine umweltschonende Flotte zu betreiben, kann sich positiv auf Ihr Image als grünes Unternehmen und verantwortungsvoller Arbeitgeber auswirken.

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  Herausragend: Arbeitgeber punkten bei der Personalbeschaffung, wenn sie ihre Dienstwagenordnung auf die Bedürfnisse der Fahrer ausrichten. Nicht nur Autoliebhaber freuen sich, wenn Sie deren Mobilitätsbedarf durch ein komfortabel ausgestattetes Wunschfahrzeug decken.
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  Anspruchsgerecht: Bei intensiver – beruflicher und/oder privater – Nutzung werden die Ansprüche ans Fortbewegungsmittel höher. Es motiviert Ihre Mitarbeiter, wenn sie Anspruch auf attraktive Auswahlmöglichkeiten individuell konfigurierbarer Wunschdienstwagen per Dienstwagenordnung haben.
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  „Wunschauto allzeit für alle?!“ Kann Ihr Unternehmen sich das leisten? Wägen Sie ab, welche Grenzen Sie setzen: bei der Fahrzeugauswahl und -ausstattung, bei Referenzfahrzeugen und bei der Gestaltung der privaten Nutzung.
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  „Schneller, größer, weiter?!“ Ist dies das Motto für maximale Motivation, wenn es um die Fahrzeugwahl Ihrer Mitarbeiter geht?

Mit Ihrer Car Policy schaffen Sie Maß und Ordnung für Ihre Flotte Hat sich Ihre Car Policy für Ihr Flottenmanagement bewährt? Überprüfen Sie Ihre Dienstwagenordnung mindestens einmal im Jahr dahin gehend, ob sie weiterhin zu Ihrem Flottenmanagement passt. Alles, was Sie in Ihrer Dienstwagenordnung ändern, hat Auswirkungen auf die Interessengruppen im Unternehmen.

Tipp: Die Dienstwagenordnung ist mitbestimmungspflichtig Viele Regelungen einer Car Policy erfordern die Zustimmung des Betriebsrats. Ihre Herausforderung als Fuhrparkleiter ist es, die Ziele der Interessengruppen in Ihrem Unternehmen in Einklang zu bringen. Sind Sie dafür im Flottenmanagement optimal vernetzt?

Im Folgenden betrachten wir vier Kriterien in der Dienstwagenordnung, die bei den betroffenen Gruppen Potenzial für Diskussionen und Interessenkonflikte bieten. Erfahren Sie auch, wie Sie Regelungen in Ihrer Dienstwagenordnung – anhand unserer Car Policy Muster-Paragraphen – professionell formulieren.

Die Ausgestaltung der Dienstwagenkategorien ist die entscheidendste Regelung in Ihrer Dienstwagenordnung. Welche Autos stehen in Ihrem Fuhrpark zur Wahl? Die Antwort darauf hat die größten Auswirkungen auf Fahrerzufriedenheit, Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Image.

Gestaltungselemente für Dienstwagenkategorien in der Car Policy

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  Hersteller und Modelle, Fahrzeugtypen und Kraftstoffart
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  Pflichtausstattung und zusätzliche Sonderausstattung
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  Referenzfahrzeuge (Referenzrate/-bruttolistenpreis)
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  Bonus-Malus-Vereinbarung
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  Alternative Antriebe
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  Regelung der Zuzahlung
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  Nachträgliche Einbauten/Umbauten

All diese Punkte für Ihr Unternehmen individuell festzulegen, bildet die Basis für die Ausformulierung Ihrer Dienstwagenordnung. Dies ist arbeitsintensiv, insbesondere die Ermittlung von Referenzfahrzeugen, um dienstwagenberechtigte Personen den passenden Dienstwagengruppen zuzuordnen. Sie müssen Vergleichsangebote anfordern, in die Händlerrabatte einfließen, etc.

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  Beschädigte und gestohlene Firmenwagen verursachen hohe Kosten. Haben Sie aus Prestige- oder Motivationsgründen hochpreisige Dienstwagenkategorien in Ihrer Car Policy? Dann ist das Kostenrisiko für jedes Einzelfahrzeug erhöht.
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  Eine wichtige Regelung in Ihrer Dienstwagenordnung ist, in welchem Ausmaß Sie Ihre Fahrer an selbstverschuldeten Schadenkosten beteiligen. Über Art und Weise der Haftung können Sie Kosten reduzieren – mittels Selbstbeteiligung zu Lasten des Dienstwagennutzers.

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  Wenn Sie Ihre Fahrer im Rahmen eines aktiven Risikomanagements an den Schadenkosten beteiligen und dies in Ihrer Car Policy verankern, senken Sie Ihre Fuhrparkkosten. Dies eröffnet Ihnen Alternativen zur klassischen Firmenwagen-Versicherung. Beteiligen Sie Ihre Dienstwagennutzer oft an den Schadenkosten, wird die Regelung für Ihre Fahrer unattraktiv. Sie motiviert sie jedoch zu mehr Vorsicht.

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  Im Schnitt alle drei bis vier Jahre ein neues Auto ist eines der Privilegien von Dienstwagenfahrern. Viele Mitarbeiter befassen sich eingehend mit der Konfiguration und Pauschalversteuerung, um ihr nutzen- und kostenoptimales Wunschauto zu finden.
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  Wenn sich die wirtschaftliche Situation – Ihres Unternehmens oder am Gebrauchtwagenmarkt – ändert, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie den Ersatzzeitpunkt verändern und Bestellungen vertagen. Dadurch können Sie z. B. günstigere Leasingraten erwirken oder bessere Ergebnisse beim Wiederverkauf erzielen.
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  Selbst wenn Sie Ihre Car Policy auf Fahrerzufriedenheit ausgerichtet haben, behalten Sie sich diesen Schritt vor und fixieren Sie ihn im Dienstwagenüberlassungsvertrag.

Ein wesentlicher Motivationsfaktor für Ihre Mitarbeiter – und ein wesentlicher Kostenfaktor für Ihr Unternehmen – ist die Regelung zur privaten Nutzung in der Dienstwagenordnung.

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  Alleinstellungsmerkmal: Wenn Arbeitgeber die private Nutzung in der Car Policy gestatten und sie finanzieren, können sie sich von anderen Firmen abheben. Gerade dann, wenn es in Ihrer Branche üblich ist, Firmenwagen rein für betriebliche oder geschäftliche Zwecke zur Verfügung zu stellen.
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  Privatwagen, ade: Noch attraktiver wird der Dienstwagen, wenn Angehörige (Ehepartner bzw. Lebenspartner und Kinder im Haushalt) und Dritte das Fahrzeug nutzen dürfen. Dann können Arbeitnehmer ihren Privatwagen abschaffen.

• Die Car Policy ist das zentrale Regelwerk für Ihren Fuhrpark und maßgeblich für die Struktur Ihrer Flotte. Mit der Car Policy regeln Sie die verschiedenen Aspekte der Dienstwagennutzung für Ihr Unternehmen.
• Der Mobilitätsbedarf und die strategische Ausrichtung Ihres Flottenmanagements – sei es Wirtschaftlichkeit oder Umweltverträglichkeit, Mitarbeitermotivation oder Unternehmensimage – sind das Fundament Ihrer Car Policy.
• Erkennen Sie Konfliktpotenziale bei der Car-Policy-Gestaltung und finden Sie das geeignete Maß. Bringen Sie die Ziele Ihrer Interessengruppen in Einklang und schaffen Sie Akzeptanz für Ihre Car Policy.
• Setzen Sie Ihre Car Policy professionell auf und übernehmen Sie die Regelungen rechtssicher in Dienstwagenüberlassungsverträge bzw. eine Betriebsvereinbarung.

Die Markenvielfalt in Ihrer Flotte hat sowohl großen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation als auch auf Ihre Anschaffungskosten. Machen Sie Ihren Flottencheck und finden Sie heraus, welche Mobilitätsmodell zu Ihrem Fuhrpark passt und ob Sie für steigende Fuhrparkkosten gut gerüstet sind – anonym und unverbindlich.