Vier wichtige Aspekte der Firmenwagen-Privatnutzung

Lesezeit: 5 Minuten – Zuletzt aktualisiert am 14. Juni 2022 Ob – und in welchem Umfang – Sie die Firmenwagen-Privatnutzung gestatten, gehört zu den strategischen Entscheidungen Ihres Unternehmens. Wägen Sie in Ihrer Car Policy zwischen Motivations- und Kostenfaktoren ab. Und fixieren Sie alle Nutzungsaspekte für den beruflichen und privaten Einsatz von Dienstwagen im Überlassungsvertrag.

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Definieren Sie Art und Umfang der Firmenwagennutzung in Ihrer Car Policy.

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  Ihre Car Policy, auch „Dienstwagenordnung“, ist das allgemeingültige Regelwerk zur Bereitstellung von Dienstwagen in Ihrem Unternehmen. Darin legen Sie Grundsätzliches fest, z. B. Pflichtausstattungen oder ob Sie die Firmenwagen-Privatnutzung in Ihrem Unternehmen überhaupt zulassen. Herzstück der Vertragsbeziehungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter ist der individualisierte Dienstwagenüberlassungsvertrag. Im Dienstwagenüberlassungsvertrag werden die Punkte geregelt, die die verbindliche Nutzung des Fahrzeugs beschreiben.

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  Die private Nutzung grundsätzlich zu erlauben, fußt auf strategischen Entscheidungen Ihres Unternehmens, die zu Gunsten der Mitarbeitermotivation bzw. zu Lasten einer schlanken, auf Kostenreduktion ausgelegten Dienstwagenordnung ausfallen.

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  Wenn Sie auf eine schlanke Car Policy setzen, können Sie die private Nutzung komplett ausschließen und Firmenfahrzeuge exklusiv für dienstliche Zwecke anschaffen.

Car Policy Muster-Paragraph: Dienstliche Nutzung"Das Fahrzeug soll dem Dienstwagennutzer die Erfüllung seiner dienstlichen Aufgaben laut Arbeitsvertrag ermöglichen. Es soll daher grundsätzlich und vorrangig für betriebliche oder geschäftliche Zwecke im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis einschließlich der Fahrten von der und zur Arbeitsstätte benutzt werden. Die Mitnahme von Personen ist nur zulässig, wenn sie im dienstlichen Interesse liegt. Die Überlassung des Fahrzeuges an Dritte ist unzulässig, es sei denn, sie erfolgt aus dringenden dienstlichen Notwendigkeiten."

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  Wenn Ihr Unternehmen entscheidet, die Nutzung Ihrer Firmenwagen auf das Privatleben der Mitarbeiter auszuweiten, hat dies – neben der Fahrzeugauswahl – den größten Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Fahrer. Mitarbeiter können ihr Wunschauto für Freizeit und Urlaub nutzen und auf einen Privatwagen verzichten.

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  Das heißt nicht, dass Ihr Unternehmen automatisch alle Kosten für die Firmenwagen-Privatnutzung übernimmt. Entscheiden Sie sich für die Privatnutzung auf Kosten der Dienstwagennutzer, zahlt nicht der Arbeitgeber die privat gefahrenen Kilometer, sondern die Mitarbeiter.

Noch attraktiver werden Dienstwagen für Ihre Fahrer, wenn ihr Arbeitgeber die Kosten für privat gefahrene Kilometer übernimmt und die Nutzungserlaubnis auf Angehörige und Haushaltsmitglieder der Dienstwagenfahrer ausweitet.

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  Personenkreis: Spezifizieren Sie in Ihrer Dienstwagenordnung den berechtigten Personenkreis. Sind alle Personen der häuslichen Gemeinschaft und Angehörige bei der Dienstwagen-Privatnutzung inbegriffen?

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  Haftung: Wenn Sie die Nutzung durch Dritte gestatten, halten Sie fest, wie umfänglich der Dienstwagennutzer für Schäden bei nicht erlaubter Überlassung – z. B. bei fehlender gültiger Fahrerlaubnis – haftet.

Car Policy Muster-Paragraph: Nutzung durch Angehörige"Dem Dienstwagennutzer ist gestattet, bei Privatfahrten Beifahrer, mit Ausnahme von Anhaltern, mitzunehmen. Es ist dem Dienstwagennutzer gestattet, das Fahrzeug dem Partner und den in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kindern, die das 18. Lebensjahr vollendet haben und im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind, kurzfristig, aber nicht dauerhaft, zu überlassen."

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine rein dienstliche oder eine umfangreiche private Nutzung favorisiert: Denken Sie daran, die Pflichten zu regeln, die bei der Nutzung Ihrer Firmenwagen immer gelten. Hier finden Sie Beispiele für Ge- und Verbote für Ihre Fahrer.

Gestattet Ihr Unternehmen seinen Arbeitnehmern, Firmenwagen privat zu nutzen, entsteht ihnen ein geldwerter Vorteil.

Ihre Dienstwagennutzer sind verpflichtet, ihren geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung der Dienstwagen zu versteuern. Die Versteuerung der Dienstwagen-Privatnutzung richtet sich nach den jeweils geltenden steuerlichen Vorschriften für verschiedene Antriebsarten, Bruttolistenpreisgrenzen und die Länge der Wegstrecken zur Arbeit.

Eine Alternative zur Pauschalversteuerung ist eine vom zuständigen Finanzamt anerkannte Fahrtenbuchmethode, mit der Fahrer jede einzelne Privatfahrt im Fahrtenbuch dokumentieren und versteuern. Ist der Anteil der Privatnutzung eher gering und das Fahrzeug eher teuer, kann sich der Aufwand, ein Fahrtenbuch zu führen, lohnen.

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  Firmenwagen-Privatnutzung mit Maß: Die dienstliche und private Nutzung von Dienstwagen zu regeln, ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Fuhrparkmanagements. Entscheiden Sie bei der Dienstwagen-Privatnutzung, was für Ihr Unternehmen das richtige Maß ist – wie die private Nutzung auf Kosten Ihrer Dienstwagennutzer oder ihres Arbeitgebers.

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  Firmenwagen-Privatnutzung in Schriftform: Halten Sie alle Bedingungen Ihres Unternehmens bei der Dienstwagenbereitstellung – wie die Nutzung durch Familienmitglieder und Dritte oder Fahrerpflichten – in jedem Fall in Ihrem Dienstwagenüberlassungsvertrag fest.

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  Firmenwagennutzung mit Widerrufsrecht: Es kann für Ihr Unternehmen diverse Gründe geben, die Rückgabe des Dienstwagens mit sofortiger oder mit fristgerechter Wirkung anzuweisen, wie

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    ein ruhendes Beschäftigungsverhältnis durch Elternzeit oder Krankheit

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    der Führerscheinentzug für einen bestimmten Zeitraum

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    geänderte arbeitsvertragliche Aufgaben, die keinen Dienstwagen erfordern

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    wiederholte Verstöße von Fahrern gegen Ihre Car Policy bzw. gegen den Dienstwagenüberlassungsvertrag

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    die Beendigung des Arbeitsverhältnisses