Beim Flottenmanagement gut aufgestellt sein

Lesezeit: 6 Minuten – Zuletzt aktualisiert am 11.05.2023 Können Sie in Ihrer Position als Flottenverantwortlicher den Ansprüchen Ihres Unternehmens gerecht werden? Weiht Ihre Unternehmensleitung Sie rechtzeitig in die betrieblichen Mobilitätsziele ein, wenn es um Ihren Fuhrpark geht? Flottenmanagement in Ihrer Unternehmensorganisation ist keine reine Verwaltung. Im Flottenmanagement treffen Sie strategische Entscheidungen, die Prozesse, Kosten und Interessengruppen in Ihrer Organisation beeinflussen.

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Flottenmanagement geht als Teil Ihres Mobilitätsmanagement weit über die reine Fuhrparkverwaltung hinaus: Um optimal den Mobilitätsbedarf in Ihrem Unternehmen zu decken und Ihre Flotte zu organisieren, verantworten Sie im Flottenmanagement viele herausfordernde operative und analytische Aufgaben sowie strategische Entscheidungen. Umfassendes Fuhrpark-Knowhow und ein gut gepflegtes Netzwerk sind daher für Ihre Rolle als Flottenmanager essenziell.

Betriebliches Mobilitätsmanagement hat zum Ziel, den kurz- und langfristigen Mobilitätsbedarf der Mitarbeiter, von Waren und Dienstleistungen zu decken: für Arbeitswege, auf Dienstreisen und bei der logistischen Nutzung von Flottenfahrzeugen.

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  Achtung: Je größer Ihre Flotte ist, desto intensiver stehen Sie als Flottenmanager im strategischen Fokus Ihrer Unternehmensleitung.

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  Als Flottenverantwortlicher konzentrieren Sie sich im Flottenmanagement auf den prozess- und kostenoptimalen Aufbau und Betrieb Ihrer Flotte.

Im Flottenmanagement erledigen Sie eine Vielzahl von Aufgaben rund um Ihre Fahrzeuge und Dienstwagennutzer – unter strategischer Berücksichtigung von Budgets, Umweltschutz, Image oder Mitarbeitermotivation.

Wie organisieren und verwalten Sie Ihre Flotte? In Ihrem Tagesgeschäft im Flottenmanagement dominieren Organisations- und Verwaltungsaufgaben – von A wie „Auswahl“ bis Z wie „Zulassung“ der Fahrzeuge. Eine große Rolle im Flottenmanagement spielt die Erfüllung Ihrer gesetzlichen Halter- und Arbeitgeberpflichten zur Unfallprävention.

Welche Entscheidungen treffen Sie für Ihre Flotte? Ihren bestehenden Fuhrpark zu analysieren, um Optimierungspotenziale zu finden und Lösungsansätze abzuleiten, gehört zu Ihren strategischen Aufgaben im Flottenmanagement. Sind z. B. die Gesamtbetriebskosten im Fokus Ihrer Fuhrparkmanagement-Aufgaben, kann eine entscheidende Lösung sein, Ihre Flottenkosten in das richtige Verhältnis zu setzen.

Um all Ihren Aufgaben in einer „idealen“ Flottenmanagement-Welt gerecht zu werden, wären Sie zugleich Kaufmann, Steuerberater und Rechtsanwalt, Einkäufer, Gebrauchtwagenverkäufer und Kfz-Meister, Personalmanager und Betriebsratsmitglied, Mobilitätsberater sowie Nachhaltigkeitsbeauftragter – und Beziehungsmanager.

7 Handlungsfelder: Sind Sie der passende Allrounder für Ihr Flottenmanagement? Informieren Sie sich im Folgenden über Anforderungen und Pflichten, die Sie im Flottenmanagement erwarten. Kennen Sie Ihre Aufgaben im Flottenmanagement – von der Auswahl bis zur Zulassung der Fahrzeuge? Bedenken Sie, wie wichtig Analysen sind, bevor Sie neue Wege im Flottenmanagement einschlagen.

Welches die richtigen Fahrzeuge für Ihr Unternehmen sind, hängt von den Mobilitätsanforderungen für dienstliche oder private Zwecke ab. Und davon, ob Ihre Flotte auf Wirtschaftlichkeit, Umweltschutz, Unternehmensimage oder Mitarbeiterzufriedenheit ausgerichtet ist.

Kennen Sie Ihren Fahrzeugmarkt? Um die für den Mobilitätsbedarf Ihres Unternehmens passenden Fahrzeuge auszuwählen und zu finanzieren, sollten Sie die angebotenen Fahrzeugklassen, -modelle und -preise unterschiedlicher Hersteller kennen, die zur Ausrichtung Ihres Fuhrparks passen. Schließen Sie auch beliebte Fahrzeuge mit hohem Wiederverkaufswert in Ihre Überlegungen ein.

Schaffen Sie sich eine gute Verhandlungsposition im Flottenmanagement! Wenn Sie den quantitativen Mobilitätsbedarf Ihres Unternehmens genau kennen, können Sie bestmögliche Einkaufskonditionen mit Autoherstellern oder -händlern verhandeln. Legen Sie auch Wert auf eine langfristige Zusammenarbeit mit Lieferanten und effiziente Prozesse.

Setzen Sie einen Rahmen mit Ihrer Dienstwagenordnung! Die Dienstwagenordnung, auch Car Policy genannt, ist das zentrale Regelwerk, an dem Sie Ihr Flottenmanagement ausrichten. Darin legen Sie Rechte und Pflichten in Sachen Dienstwagennutzung fest. Sie definieren z. B.

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  den Kreis der dienstwagenberechtigten Personen,
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  die Einteilung in Dienstwagengruppen (z. B. nach Obergrenzen von Bruttolistenpreis oder Leasingrate) oder
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  die Auswahl an Fahrzeugen (z. B. Antriebsarten, Pflichtausstattung) und daraus resultierender Fahrzeugmarken und -modelle zur Konfiguration.

Prüfen Sie Ihre Car Policy regelmäßig auf Aktualität und Wirtschaftlichkeit!

Sind Sie selbst ein guter Gebrauchtwagenverkäufer? Oder haben Sie die Rücknahme Ihrer Gebrauchtwagen mit Ihrem Autohändler gut verhandelt? Konjunkturelle Schwankungen und der Zustand Ihrer Fahrzeuge können das Vermarktungsergebnis stark beeinflussen. Überlegen Sie gut, ob sich Autoaufbereitung bei der Bewertung Ihrer Flotte lohnen kann. Und verpflichten Sie Ihre Fahrer im Dienstwagenüberlassungsvertrag zu pfleglichem Umgang.

Analysieren Sie Ihre Prozesse, damit es keine Mobilitätsengpässe gibt. Wählen Sie geeignete Logistikanbieter aus, die Ihre Neufahrzeuge zulassen und pünktlich zum Standort Ihres Unternehmens oder Ihrer Fahrer ausliefern und nach der Nutzungsdauer wieder abholen.

Ersparen Sie sich die mühsame Verwaltung der Tankbelege: Nehmen Sie Anbieter von Tankkarten- oder Ladechips für bargeldloses Bezahlen in Ihren Dienstleisterpool auf. Kraftstoffkosten für Benzin oder Diesel haben typischerweise den zweithöchsten Anteil an Ihren Gesamtbetriebskosten. Doch nicht für jedes Unternehmen eignet sich der Einstieg in die E-Mobilität , um Kraftstoffkosten zu reduzieren.

Wie können Sie Kraftstoff sparen?

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  Vergleichen Sie z. B. den tatsächlichen Kraftstoffverbrauch mit dem vom Hersteller angegebenen Normverbrauch der Fahrzeuge und identifizieren Sie die größten Abweichungen.

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  Motivieren Sie Ihre Fahrer, spritsparend zu fahren. Informieren Sie sich über Schulungsmaßnahmen für Fahrer.

Eine weitere Aufgabe Ihres Flottenmanagements ist es, Ihre Flotte in einem guten Zustand zu halten. Wenn Sie Ihre Fahrer anweisen, Inspektionsintervalle einzuhalten, reduzieren Sie Pannen- und Unfallrisiken und damit Ausfallzeiten. Bei Werkstattaufenthalten halten Sie Mitarbeiter lückenlos mobil, indem Sie kurzfristig verfügbare Ersatzwagen und sofortige Hilfe bei Pannen bereitstellen.

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  Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, materialschonend zu fahren.

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  Bauen Sie sich für Reifenersatz, -wechsel und -einlagerung ein funktionierendes Reifenpartnernetz auf.

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  Prüfen Sie Werkstattrechnungen, um ungerechtfertigte Rechnungspositionen zu reklamieren oder Garantie- und Kulanzansprüche durchzusetzen. Hierbei helfen Ihnen Kenntnisse über die von den Herstellern vorgegebenen Reparaturzeiten sowie Vorgaben zu Verschleiß- und Kleinteilen sowie Nachfüllölen.

Ihr Ziel ist die optimale Risikoabdeckung für Ihre Flotte. Wenn Sie die Risiken in Ihrer Flotte kennen und aktiv managen, können Sie Alternativen für Ihre Firmenwagen-Versicherung in Betracht ziehen, um Prämien zu sparen.

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  Essentiell ist ein detailliertes Kosten- und Schadenreporting für Ihren Fuhrpark, das Ihnen ausreichend Transparenz bietet.

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  Leiten Sie Maßnahmen zur Senkung der Schadenquote ab, z. B. durch Vorgabe risikominimierender Pflichtausstattungen bei Fahrzeugbestellungen.

Im Flottenmanagement haben Sie Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben, zu denen Sie gesetzlich verpflichtet sind: Fuhrparkbetreiber müssen Rundfunkbeiträge und Kfz-Steuern zahlen. Und die Sicherheit von Fahrern und Fahrzeugen spielt in Ihrem Flottenmanagement ebenfalls eine wesentliche Rolle.

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  Wenn Sie sich nicht um Unfallverhütung, z. B. um die UVV-Prüfung Ihrer Pkw und anderer Flottenfahrzeuge, kümmern, verhalten Sie sich ordnungswidrig oder machen sich sogar strafbar.

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  Führen Sie regelmäßig die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung durch und dokumentieren Sie dies, z. B. mit Hilfe elektronischer Systeme.

Quelle: Guido Birkner: Ratgeber Dienstwagen- und Mobilitätsmanagement 2020

• Als Fuhrparkverantwortlicher sind Sie idealerweise ein Allrounder, um allen Anforderungen im Flottenmanagement gerecht zu werden.
• Flottenmanagement betrifft viele Unternehmensbereiche und bestimmt daher die Interaktion mit den internen und externen Interessengruppen.
• Die Anspruchsgruppen haben unterschiedliche Interessen an den Regelungen, am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses oder Projektes im Flottenmanagement.
• Um Ihre Aufgaben im Flottenmanagement zu erfüllen, für ein optimales Flottenmanagement und um die Bedürfnisse der mit dem Flottenmanagement verbundenen Zielgruppen in Einklang zu bringen, ist es wichtig, dass Sie gut vernetzt sind.

Machen Sie Ihren Flottencheck und finden Sie heraus, ob Sie den Mobilitätsbedarf Ihres Unternehmens bereits optimal decken und ob Sie für steigende Fuhrparkkosten gut gerüstet sind – anonym und unverbindlich.