Gesamtbetriebskosten im Fokus Ihrer Fuhrparkmanagement-Aufgaben

Lesezeit: 7 Minuten – Zuletzt aktualisiert am 22.05.2023 Um Ihren Fuhrpark wirtschaftlich zu betreiben, stehen Sie vor einer Vielzahl von strategischen und operativen Fuhrparkmanagement-Aufgaben. Neben Ihrem Budget für die Fahrzeugbeschaffung kalkulieren und kontrollieren Sie die Kosten für den Betrieb Ihrer Flotte. So nehmen Sie Ihre vorrangige Fuhrparkmanagement-Aufgabe der Kostenoptimierung wahr. Kennen Sie alle Bestandteile Ihrer Gesamtbetriebskosten und deren Verteilung? Und wissen Sie, wie Sie im Vergleich zu anderen Fuhrparks abschneiden? Dieser Vergleich kann Ihnen wertvolle Hinweise für Optimierungen in Ihrem Fuhrpark geben.

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Um Ihre zahlreichen Fuhrparkmanagement-Aufgaben von A bis Z zu erledigen, benötigen Sie schon bei kleinen Flotten viel Knowhow: Als „idealer“ Flottenmanager sind Sie ein autoaffiner Mobilitätsberater und haben Erfahrung als Einkäufer sowie im Verkauf von Gebrauchtwagen. Sie kennen sich zudem in steuerlichen und rechtlichen Fragen aus – auch aus Personal- und Betriebsratssicht. Wirtschaftliches, nachhaltiges Handeln und Ihre Interessengruppen im Flottenmanagement haben Sie dabei stets im Blick. Je größer Ihre Flotte, desto stärker stehen Sie im strategischen Fokus Ihrer Unternehmensleitung.

A wie Autoaufbereitung In Ihrem Fuhrparkmanagement spielt die Kostenoptimierung immer eine Rolle. Daher sorgen Sie am besten dafür, Kosten für Autoaufbereitung zu vermeiden, oder entscheiden, wann sich Autoaufbereitung bei der Fahrzeugrückgabe oder vor dem Wiederverkauf lohnen kann.

B wie Beschaffung Bei der Beschaffung von Fahrzeugen, Produkten und Fuhrparkmanagement-Dienstleistungen verhandeln Sie bestmögliche Einkaufskonditionen mit Autoherstellern und -händlern sowie Dienstleistern, wählen Ihre geeignete Finanzierungsform und kontrollieren Ihr Budget. Bei Ihren Fuhrparkausschreibungen haben Sie klare Anforderungen, so dass Sie die Vergleichbarkeit verschiedener Anbieter gewährleisten.

C wie Car Policy Passend zur strategischen Ausrichtung Ihres Fuhrparks schaffen Sie mit Ihrer Car Policy, die Sie regelmäßig überprüfen, ein erfolgreiches Regelwerk für Ihren Fuhrpark: Mit einer „schlanken“ Car Policy setzen Sie auf Wirtschaftlichkeit und mit einer „grünen“ auf Nachhaltigkeit. Ihre „gepflegte“ Car Policy zielt aufs Unternehmensimage und Ihre „motivierende“ auf zufriedene Mitarbeiter.

D wie Dienstwagenüberlassung Sie stimmen Dienstwagenüberlassungsverträge auf Ihre Car Policy ab und bewegen sich souverän im Dschungel der rechtlichen Regelungen zur Dienstwagenbereitstellung und -überlassung – auch relevant für Fahrer mit Gehaltsumwandlung.

E wie Elektromobilität Auch wenn die staatliche Förderung von E-Autos abnimmt, kümmern Sie sich um den richtigen Zeitpunkt für den Einstieg in die E-Mobilität Ihres Unternehmens.

F wie Fahrerbetreuung und Finanzierung

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  Sie setzen zur Fahrerbetreuung geeignete Fuhrpark-Softwaresysteme, Fahrerhotlines oder -apps ein, die die täglichen Anfragen sowie Prozesse wie die Dienstwagenbestellung und -genehmigung zwischen Ihnen, Ihren Fahrern und Dienstleistern unterstützen.
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  Kauf, Flottenleasing, Langzeitmiete und Auto-Abos – Sie finden die für Ihren Mobilitätsbedarf geeignete Form der Finanzierung für Ihre Flottenfahrzeuge. Oder Sie wählen eine zu Ihrem Unternehmen passende Kombination der genannten Mobilitätsmodelle.

G wie Gesamtbetriebskosten Eine Ihrer wichtigsten Fuhrparkleiter-Aufgaben ist die Kostenoptimierung. Sie prüfen daher Ihre Gesamtbetriebskosten auf Ausreißer und identifizieren Einsparpotenziale. Zu den Gesamtbetriebskosten – auch Total Cost of Ownership (TCO) – gehören die Kosten für Anschaffung/Abschreibung, Schäden und Versicherung, Reparatur, Wartung und Reifen sowie Kraftstoff-/Energiekosten, Kfz-Steuern und Rundfunkbeitrag.

H wie Haftung und Herstellerauswahl

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  In Haftungsfragen beraten Sie sowohl Ihr Unternehmen, den Fahrzeughalter, als auch Ihre Dienstwagennutzer bei der beruflichen und privaten Firmenwagennutzung.
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  Die passenden Hersteller bzw. Fahrzeugmarken für den Mobilitätsbedarf Ihres Unternehmens auszuwählen, erfordert Ihre Kenntnis in Bezug auf angebotene Fahrzeugklassen, -modelle und -preise, Basisausstattungen und E-Auto-Reichweiten.

I wie Instandhaltung Sie sorgen dafür, dass Flottenfahrzeuge im Falle eines Werkstattaufenthalts schnell und zu geringsten Kosten wieder mobil sind. Zur Prüfung der Werkstattrechnungen bringen Sie das nötige Kfz-Wissen mit.

K wie Kraftstoff Sie finden den optimalen Kraftstoffmix für Ihre Flotte, stellen Ihren Fahrern Tankkarten zur Verfügung und motivieren Ihre Mitarbeiter, Kraftstoff zu sparen, um Ihre Betriebskosten zu reduzieren.

M wie Mobilitätsbedarf Sie kennen und decken den kurz- und langfristigen Mobilitätsbedarf Ihres Unternehmens.

N wie Nutzfahrzeuge Sie stellen sich den besonderen Herausforderungen einer Nutzfahrzeug-Flotte, da Sie sich mit den individuellen Anforderungen an Fahrgestelle und Aufbauten auskennen.

O wie Outsourcing Durch Outsourcing von Fuhrparkmanagement-Aufgaben, z. B. im Teil- oder Full-Service-Leasing, konzentrieren Sie sich auf wertschöpfendere Aufgaben. Vorher investieren Sie ausreichend Zeit für die Wahl des Anbieters, der Ihre Anforderungen erfüllt und Ihnen zeitliche Entlastung und Einsparungen ermöglicht. So wählen Sie beim Flottenleasing den passenden Vertrag, indem Sie entscheiden, welche Risiken und Chancen Sie in welchem Umfang teilen, z. B. fifty-fifty wie beim Profit Sharing. Doch die Leasingrate ist nicht alles: Sie prüfen daher immer die Kosten für Abweichungen von der vertraglich vorgesehenen Kilometerleistung (Abrechnung von Mehr- und Minderkilometern) und wie Ihr Anbieter Rückgabeschäden am Leasingende bewertet.

P wie Poolfahrzeuge Den Fahrzeugzustand und die Einweisung Ihrer Fahrer in Poolfahrzeuge dokumentieren Sie bei jedem Fahrzeugwechsel mithilfe von Übergabeprotokollen.

R wie Reifenmanagement Zu Ihrem Reifenmanagement gehören nicht nur der saisonale Wechsel und der Ersatz abgenutzter Reifen, sondern auch, wie Sie Reifenverschleiß im Fuhrpark minimieren.

S wie Schadenmanagement und strategische Fuhrparkentscheidungen

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  Mit der Mobilhaltung Ihrer Fahrer plus Schadenreparaturen sowie mit der Abwicklung und Dokumentation von Schäden betreiben Sie Ihr Schadenmanagement professionell. Um die Schadenabwicklung mit der Versicherung möglichst reibungslos zu gestalten, verpflichten Sie Ihre Fahrer, den Schadensachverhalt im Unfallbericht vollständig abzubilden.
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  Sie setzen sich mit Blick auf strategische Fuhrparkentscheidungen u. a. intensiv mit Antriebsarten, Fahrzeugausstattung, Fahrzeugklassen und -herstellern sowie Haltedauern auseinander. Ihre diesbezüglichen Entscheidungen wirken sich auf Ihre Referenzraten aus, die Sie als Budget bzw. Kostenlimit für die Bereitstellung und Auswahl von Dienstwagen ermitteln.

U wie Unfallprävention Fuhrparkbetreiber stehen in der gesetzlichen Pflicht zur Unfallprävention. So sorgen Sie mit der UVV-Prüfung für verkehrs- und betriebssichere Firmenfahrzeuge, mit der Fahrerunterweisung für die Sicherheit und den Schutz Ihrer Dienstwagenfahrer und führen ebenfalls die Führerscheinkontrolle ordnungsgemäß, also regelmäßig und dokumentiert, durch.

V wie Versicherung und Verwaltung

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  Mit der Versicherung Ihrer Firmenwagen wenden Sie das Risiko der Unwirtschaftlichkeit ab. Wenn Sie die Risiken in Ihrer Flotte genau kennen und aktiv managen, fassen Sie für Ihren Fuhrpark alternative Risikokonzepte ins Auge, mit denen Sie Kosten bei Ihrer Firmenwagen-Versicherung sparen können. Insbesondere bei der Flottenversicherung von E-Autos vergleichen Sie den Deckungsumfang der Versicherungsgesellschaften genau.
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  Auf Ihre Fuhrparkverwaltung verzichten Sie schon gar nicht, wenn Sie in Ihrem Fuhrpark Ordnung und Übersicht behalten – z. B. die Zahlung von Rundfunkbeiträgen und Kfz-Steuern – und rechtzeitig auffällig hohe Kosten – z. B. durch übermäßig häufigen Bezug von Reifen – erkennen wollen.

W wie Wiederverkauf Sie kennen sich am Gebrauchtwagenmarkt und mit Restwertoptimierung aus, um höhere Erlöse beim Wiederverkauf zu erzielen oder Ihre Leasingraten zu senken. Daher definieren Sie Pflichtausstattungen in Ihrer Car Policy und schließen Sonderausstattungen und andere Faktoren aus, die Restwerte negativ beeinflussen.

Z wie Zulassung Sie wählen geeignete Anbieter aus, die Ihre Neufahrzeuge zulassen und wieder abmelden.

Sie sind als Fuhrparkleiter für den wirtschaftlichen Betrieb Ihrer Flotte verantwortlich: Sie planen Ihr Budget und behalten Ihre Kosten im Griff. Fuhrparkkosten gehen über die Anschaffungskosten hinaus. Im Rahmen Ihrer Fuhrparkmanagement-Aufgaben sollten Sie den jeweiligen Anteil an den Gesamtkosten kennen und in Ihre Planung einbeziehen.

Folgende Aspekte gilt es bei Ihren Fuhrparkmanagement-Aufgaben zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre Fuhrparkkosten optimieren möchten. Hier finden Sie Tipps zur Optimierung typischer Betriebskosten, die in Ihrem Fuhrpark anfallen.

Abschreibung Ein Fahrzeug verliert an Wert, sobald es den Ausstellungsraum verlässt.

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  Entscheiden Sie sich für Fahrzeuge mit einem besseren Wiederverkaufswert. Die zur Fahrzeugklasse passende Sonderausstattung bringt Arbeitnehmern Fahrspaß und wirkt sich positiv auf den Wiederverkaufswert aus.
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  Halten Sie Ihre Dienstwagenfahrer an, ihr Fahrzeug während der Nutzungsdauer gut zu pflegen, um spätere Kosten für die Autoaufbereitung zu vermeiden.

Reparatur, Wartung, Reifen, Pannenhilfe Es ist aus vielen Gründen eine sinnvolle Fuhrparkleiter-Aufgabe, die Autos oder Lieferwagen in bestmöglichem Zustand zu halten. Sie reduzieren die Ausfallzeiten Ihrer Fahrzeuge und das Risiko von Pannen. Sie schützen Ihre Mitarbeiter und senken die Gesamtkosten für Ihren Fuhrpark.

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  Halten Sie regelmäßige Wartungs- und Servicetermine ein.
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  Lassen Sie Schäden umgehend reparieren, damit sie sich nicht verschlimmern.
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  Überlegen Sie, ob Sie Ihren Fuhrpark um Elektroautos erweitern möchten. Elektrofahrzeuge haben weniger Teile und benötigen weniger Wartung. Das senkt die Kosten in diesem Bereich.

Kraftstoff und Alternativen Kraftstoffkosten für Autos mit Verbrennungsmotor haben den zweitgrößten Anteil an den Gesamtbetriebskosten. Indem Sie Ihren Flottenmix gut strukturieren und die Nutzung überwachen, halten Sie die Kosten niedrig.

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  Nutzen Sie einen Kraftstoffmix aus Diesel, Benzin und Strom für Viel- und Wenigfahrer in Ihrem Fuhrpark. Legen Sie in Ihrer Dienstwagenordnung nachhaltige und kosteneffiziente Kraftstoffalternativen wie Hybrid- oder Elektroantrieb fest.
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  Sobald Sie den richtigen Kraftstoffmix in Ihrem Fuhrpark haben, ist Kontrolle eine wichtige Fuhrparkleiter-Aufgabe. Tank- oder Ladekarten für Mitarbeiter ermöglichen es, die Kosten zu überwachen. Schauen Sie sich die Kilometerzahl an: Erkennen Sie ineffiziente Fahrzeugmodelle und Fahrer ohne kraftstoffsparende Fahrweise oder solche, die regelmäßig teure Hochleistungskraftstoffe tanken.
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  Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, effizienter zu fahren, senken Sie die Kraftstoffkosten.

Versicherung Versicherungskosten sind ein wichtiger Punkt, der je nach Risikofaktoren einen großen Teil Ihrer Gesamtbetriebskosten ausmacht.

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  Berücksichtigen Sie in Ihrer Dienstwagenordnung Fahrzeuge mit günstigen Versicherungsklassen.
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  Wägen Sie anhand des Schadenverlaufs in Ihrer Flotte ab, wie viel Risiko Sie sich in Ihrem Fuhrpark leisten können: Welche Versicherungen mit regelmäßigen Prämienzahlungen sind neben der obligatorischen Haftpflichtversicherung sinnvoll? Oder ist es innerhalb Ihrer Fuhrparkmanagement-Aufgaben wirtschaftlicher, Risiken selbst zu tragen?
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  Eine Ihrer Fuhrparkleiter-Aufgaben ist ein aktives Risikomanagement auf Basis eines transparenten Schadenreportings: Minimieren Sie Versicherungsprämien sowie direkte und indirekte Schadenkosten.

Kfz-Steuern und Gebühren In Deutschland gilt die Kfz-Steuer für alle zugelassenen Fahrzeuge. Wie hoch die Steuern ausfallen, hängt unter anderem vom Hubraum sowie von den Schadstoff- und den Kohlendioxidemissionen des Fahrzeugs ab. Elektroautos bilden eine Ausnahme und sind nach Zulassungsdatum unterschiedlich lang von der Kfz-Steuer befreit.

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  Beziehen Sie steuergünstige Fahrzeugtypen in Ihre Dienstwagenordnung ein.
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  Bedenken Sie, dass sich die Gesetze diesbezüglich ändern.

Wissen Sie, wie hoch die Anteile der verschiedenen Betriebskosten in Ihrer Unternehmensflotte sind?

Auf Basis von über 100.000 Fahrzeugen aus Full-Service-Leasingverträgen – bei einer Laufzeit von 48 Monaten und einer jährlichen Laufleistung von 30.000 km – haben wir die typische Verteilung der Gesamtbetriebskosten für Pkw (nach Antriebsart) und für Transporter für Sie ermittelt. Beurteilen Sie, ob Ihre Flotte gut aufgestellt ist oder ob Sie bei bestimmten Kostenarten im Vergleich zu hoch liegen.

Stellen Sie fest, dass es in Ihrer Flotte signifikant abweichende Betriebskostenanteile gibt, überprüfen Sie Ihre Kosten im Rahmen Ihrer Fuhrparkleiter-Aufgaben.

Mit Hilfe unseres prozentualen Kostenvergleichs

• lernen Sie die typische Verteilung der Gesamtbetriebskosten bei Pkw und Transportern kennen
• sehen Sie, wie sich Antriebsarten auf die Verteilung der Gesamtbetriebskosten bei Pkw auswirken
• erkennen Sie, ob die Gesamtbetriebskosten Ihres Fuhrparks vom Durchschnitt abweichen
• entscheiden Sie, welche Kostentreiber Sie für Ihren Fuhrpark näher betrachten wollen

• Ihr Beruf als Fuhrparkleiter erfordert ein breites Fachwissen, da Ihre Fuhrparkmanagement-Aufgaben sehr umfangreich und abwechslungsreich sind, wirtschaftlichen, politischen und technischen Einflüssen unterliegen und Sie daher dynamisch, operativ und strategisch arbeiten müssen.
• Eine Ihrer wichtigsten Fuhrparkleiter-Aufgaben ist die Kostenoptimierung. Daher ist es wichtig, dass Sie bei Ihren Gesamtbetriebskosten Ausreißer erkennen und eliminieren können.