In Ihrer Fuhrparkverwaltung Ausreißern rechtzeitig gegensteuern

Wie Sie in Ihrer Fuhrparkverwaltung Ausreißer und damit Kostentreiber und Risikofaktoren identifizieren.

Lesezeit: 6 Minuten Die Fuhrparkverwaltung ist eine umfangreiche Aufgabe – unverzichtbar für Sie, um in Ihrem Fuhrpark Ordnung und Übersicht zu behalten sowie Ausreißer bezüglich Kosten und Risiko rechtzeitig zu erkennen.

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Fällt Ihnen auf, wenn einer Ihrer Dienstwagenfahrer seinen Führerschein nicht fristgerecht zur Kontrolle vorlegt? Bei diesem Ausreißer müssen Sie aufpassen! Denn bei Fristüberschreitungen, wenn es um gesetzliche Halterpflichten geht, drohen Ihnen persönlich Konsequenzen. Ausreißer zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern fängt bereits bei der Terminüberwachung in Ihrer Fuhrparkverwaltung an.

Den Überblick über Ihre Fahrer und Fahrzeuge zu behalten und keine Termine zu vergessen gehört zu einer professionellen Fuhrparkverwaltung. Je mehr Fahrzeuge Sie in Ihrem Fuhrpark verwalten, umso weniger können Sie mit Ihren Fahrern einen persönlichen Kontakt halten und die Fristen rund um jedes einzelne Auto parat haben.

Wie können Sie sichergehen, dass Sie keine Ausreißer bei der Einhaltung von Pflichtterminen wie Führerscheinkontrollen oder Hauptuntersuchungen übersehen? Es liegt in Ihrem Ermessensspielraum und Erfahrungsschatz, ob Sie eine zuverlässige Verwaltung Ihres Fuhrparks und Ihrer Fuhrparkleitertermine z. B. noch mithilfe von Excel und Outlook gewährleisten können.

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  Schon zur Verwaltung und zum Controlling kleiner Fuhrparks und Fahrzeugpools bieten verschiedene Dienstleister im Flottenmanagement Einsteigerversionen professioneller Softwarelösungen an – inklusive der Möglichkeit zur Überwachung von Terminen: Kommt dann z. B. einer Ihrer Fahrer innerhalb eines vorgegebenen Zeitraumes seiner Nachweispflicht hinsichtlich seiner Fahrerlaubnis nicht nach, informiert Sie darüber ein elektronisches System zur Führerscheinkontrolle.

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  Manche Anbieter erweitern ihre Basissoftware für Fuhrparkverwaltung um maßgeschneiderte Funktionalitäten zu umfangreichen Verwaltungs- und Reportingprogrammen für mittlere und große Flotten. So kombinieren elektronische Systeme Führerscheinkontrollen mit E-Learnings für die vorgeschriebene jährliche Fahrerunterweisung, für deren adäquate Durchführung Sie geradestehen – inklusive Push-Meldung und rechtssicherer Dokumentation nach erfolgreichem Abschluss.

Neben Ihren Pflichtterminen, die Sie für jedes Fahrzeug wahrnehmen – wie die UVV-Prüfung Ihrer Pkw –, gibt es zahlreiche Termine, deren Intervalle und Einhaltung Sie im Auge behalten müssen, z. B.

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  die gesetzlich vorgeschriebene Haupt- und Abgasuntersuchung – 36 Monate nach Erstzulassung, danach alle 24 Monate
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  die Zahlung von Versicherungs- und Rundfunkbeiträgen sowie Kfz-Steuern
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  anstehende Inspektionen gemäß Herstellervorgaben
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  den rechtzeitigen Wechsel von Sommer- und Winterreifen, um die Sicherheit Ihrer Fahrer zu wahren sowie Unfall- und Haftungsrisiken zu reduzieren

Ausreißer erkennen: Werden in Ihr Fuhrparkverwaltungssystem Daten transferiert, wie Kilometerstände bei Betankungen mittels Tankkarten? Und bietet es Ihnen Reporting-Funktionalitäten? Dann können Sie sich jederzeit die Kilometerstandsberichte einzelner Fahrzeuge anzeigen lassen. So bewahren Sie den Überblick über fällige Inspektionen und ob Ihre Fahrer diese fristgerecht durchführen lassen.

Mit der Dokumentation aller Informationen in virtuellen Fahrzeugakten erhalten Sie Hinweise auf Ausreißer …

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  Eine detaillierte, komplette, auffindbare und zu Kostenstellen zuordenbare Dokumentation von sogenannten „Fahrzeughistorien“ sollte zentraler Bestandteil Ihrer Fuhrparkverwaltung sein.
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  Die Sammlung von Informationen über ein Firmenauto erfolgt heute vorzugsweise in virtuellen Fahrzeugakten elektronischer Fuhrparkverwaltungssysteme.
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  Über Schnittstellen erfolgt die Übertragung von Tankvorgängen genauso wie die Erfassung von Kilometerständen, Nachweis und Abrechnung von Inspektionen und Wartungsarbeiten bei Verschleiß etc.

… erkennen Sie unnötige und von der Norm abweichende Reparaturen …

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  Archivieren Sie alle Rechnungen in der Fahrzeugakte und prüfen Sie diese auf Ausreißer: Kontrollieren Sie Werkstattrechnungen, um zu hohe Positionen zu beanstanden, z. B. durch überhöhte Arbeitswerte. Durch die Dokumentation der Werkstattrechnungen erkennen Sie auch wiederholte Reparaturen, für die Sie bei Ihrer Werkstatt ggf. Kulanz und Nachlässe einfordern können.
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  Die qualifizierte Prüfung von Rechnungen spielt eine wichtige Rolle in Ihrer Fuhrparkverwaltung. Um jedoch überhöhte Arbeitswerte und unnötige Rechnungspositionen erkennen zu können, benötigen Sie die Kenntnisse eines Kfz-Mechatronikers.

… und sind Sie für den Wiederverkauf gerüstet.

Nur bei vollständiger Fahrzeughistorie mit allen Servicenachweisen können Sie belegen, dass Ihre Fahrzeuge gut gepflegt und regelmäßig gewartet wurden – ein wichtiger Einflussfaktor für einen hohen Wiederverkaufswert, wenn Sie Ihre Gebrauchten selbst vermarkten.

Alles unter Kontrolle? Eine Ihrer wichtigsten Fuhrparkmanagement-Aufgaben ist es, Ausreißer und somit Einsparpotenziale bei den Gesamtbetriebskosten bzw. Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben zu identifizieren.

Nutzen Sie Reportings in der Fuhrparkverwaltung als Frühwarnsystem! Achten Sie bei der Wahl von Softwarelösungen zur Fuhrparkverwaltung darauf, dass das System Ihre Ansprüche an ein Reporting erfüllt, um durch transparente Datenvergleiche Ausreißer zu ermitteln und die volle Kostenkontrolle in Ihrer Flotte zu behalten.

Sprechen Sie Auffälligkeiten bei einzelnen Fahrern oder Kostenstellenverantwortlichen an! Welche Reports benötigen Sie, um Abweichungen zu erkennen und auf Auffälligkeiten kurzfristig reagieren zu können?

• Übersicht über Ausreißer behalten: Je mehr Fahrzeuge Sie in Ihrer Flotte betreuen, desto wahrscheinlicher kommen Ausreißer wie Terminversäumnisse, zu hohe Mietwagen- oder Kraftstoffkosten etc. in Ihrer Flotte vor. Verlässliche Fuhrparkverwaltung bedeutet für Sie, dass Sie Ihre Firmenwagenhistorien genau kennen, weil fahrzeugbezogene Informationen stets abrufbar sind.
• Fuhrparkkosten optimieren: Erstellen Sie mithilfe Ihres Fuhrparkverwaltungssystems Reports, um die verschiedenen Kosten- und Leistungsaspekte Ihrer Flotte zu kontrollieren und fahrzeugbezogene Vergleiche vorzunehmen. So können Sie Ausreißer identifizieren und Kostentreibern rechtzeitig gegensteuern.
• Softwarelösungen implementieren: Eine verlässliche Fuhrparkverwaltung erreichen Sie durch elektronische Fuhrparkverwaltungssysteme. Eine Softwarelösung zur Fuhrparkverwaltung sollte Sie im Tagesgeschäft entlasten. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, definieren Sie genau, welche Anforderungen ein System zur Fuhrparkverwaltung entsprechend der Größe und Struktur Ihrer Flotte erfüllen muss.