Ihre Herausforderungen beim internationalen Fuhrparkmanagement

Lesezeit: 8 Minuten Internationale Fuhrparkmanager verantworten mitunter ein Flottenvolumen von mehreren tausend Fahrzeugen weltweit. Aber bereits wenn Ihr Unternehmen nur vereinzelt Firmenfahrzeuge im Ausland anschaffen und einsetzen möchte, brauchen Sie Kenntnisse über ausländische Fahrzeugmärkte. Länderspezifische Expertise aufzubauen ist eine der großen Herausforderungen im internationalen Flottenmanagement, ebenso wie passende Partner zu finden, die Sie bei Ihren Fuhrparkmanagement-Aufgaben unterstützen. Kennen Sie die Dos and Don’ts einer internationalen Ausschreibung?

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Als internationaler Fuhrparkmanager kümmern Sie sich zusätzlich zu Ihrer deutschen Flotte um Firmenfahrzeuge im Ausland. Womöglich sind Sie sogar für eine Flotte mit mehreren tausend Fahrzeugen weltweit verantwortlich. Internationales Fuhrparkmanagement beginnt aber bereits dann, wenn Sie für Ihr Unternehmen nur ein einziges Fahrzeug im benachbarten Ausland anschaffen müssen.

Falls Sie Firmenfahrzeuge im Ausland verantworten, bedeutet dies einen nicht zu unterschätzenden operativen Mehraufwand für Sie: Die Anforderungen an einen international agierenden Fuhrparkverantwortlichen gehen über die bekannten Fuhrparkmanagement-Aufgaben hinaus. Sie stehen vor der Herausforderung, dass der Flotten- bzw. Fahrzeugmarkt eines jeden Landes seine Besonderheiten hat. In je mehr Ländern Sie sich also operativ um Ihre Unternehmensflotten kümmern, desto mehr müssen Sie sich mit den lokalen Flottenmärkten auskennen und vor Ort agieren.

Je mehr Fahrzeuge Sie global als zentraler Ansprechpartner verantworten, desto intensiver setzen Sie sich mit strategischen Entscheidungen für Ihr weltweites Flottenvolumen auseinander, z. B. mit der Frage, in welchen Ländern Sie am besten starten, Ihre Flotte auf E-Mobilität umzustellen. Oder wie Sie internationale Versicherungslösungen und Herstellerkonditionen verhandeln. Brauchen Sie externe Unterstützung im internationalen Flottenmanagement – im Single- oder Multi-Supply? Und führen Sie dafür eine internationale Fuhrparkausschreibung durch?

Bereits als Leiter eines deutschen Unternehmensfuhrparks bringen Sie im Idealfall eine breite fachliche Qualifikation mit: Im Flottenbetrieb agieren Sie in zahlreichen Aufgabenfeldern wie denen eines Kaufmanns, Steuerberaters, Rechtsanwalts, Einkäufers, Gebrauchtwagenverkäufers und Kfz-Meisters. Gleichzeitig sind Ihre Kenntnisse im Personal- und Betriebsratswesen gefordert, wenn Sie als Mobilitätsberater, Nachhaltigkeitsbeauftragter und Netzwerkmanager in Ihrem Unternehmen in Erscheinung treten. In welcher Tiefe müssen Sie all diese Funktionen und Tätigkeiten auf eine internationale Flotte übertragen und bewältigen?

Sobald Sie Firmenwagen außerhalb Deutschlands anschaffen, müssen Sie sich für die Fahrzeugwahl mit dem Fahrzeugmarkt im jeweiligen Land vertraut machen. Neben lokaler Preisgestaltung, Besteuerung und staatlicher Förderung von E-Autos beschäftigen Sie sich auch mit Ausstattungen bei der Fahrzeugkonfiguration, die von Herstellern in den Ländern unterschiedlich angeboten werden können, die im jeweiligen Land vorgeschrieben sind oder sich auf den Wiederverkauf auswirken.

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  Kennen Sie die im Ausland typischen Flottenfahrzeuge für unterschiedliche Tätigkeiten bzw. Hierarchieebenen? Das heißt, sind Ihnen die gängigen Hersteller und deren Fahrzeugmodelle, z. B. für Außendienstmitarbeiter oder für Mitglieder der Geschäftsleitung, bekannt? Bevorzugte Automarken in einem Land können in einem anderen Land u. U. nicht in Frage kommen.
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  Vielleicht haben Sie bereits festgestellt, dass Sie in einigen Ländern Ihren Fahrern größere Budgets für ihren Dienstwagen zur Verfügung stellen müssen als in anderen, weil die Anschaffungs- bzw. Gesamtbetriebskosten von Land zu Land unterschiedlich ausfallen.

Um Fahrzeuge für Ihre ausländischen Unternehmensstandorte anzuschaffen und zu verwalten, müssen Sie dort Prozesse etablieren, z. B. Bestellprozesse, um Angebote von Händlern bzw. Leasinggesellschaften vor Ort einzuholen oder Bestellungen Ihrer Fahrer zu genehmigen.

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  Im Ausland eingekaufte Fuhrparkmanagement-Dienstleistungen können zudem vom bekannten Servicestandard in Deutschland abweichen. Dann kann es sinnvoll, aber auch herausfordernd sein, länderübergreifende Benchmarks zu definieren, z. B. dafür, wie lange Leasingangebote gültig sind oder ob es im Rahmen des Instandhaltungsservices einen Hol- und Bringservice gibt.
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  Gleichzeitig wollen Sie Ihre Fuhrparkkosten pro Land mithilfe eines konsolidierten Flottenreportings überwachen und vergleichen, um mögliche Kostentreiber und Risikofaktoren zu identifizieren.

Als international tätiger Fuhrparkverantwortlicher müssen Sie die Interessengruppen sowie den Mobilitätsbedarf Ihrer Landesgesellschaften kennen. Dann können Sie entscheiden, ob Sie diesen über Kauf, Flottenleasing, Langzeitmiete oder Auto-Abos decken. Dabei begegnen Ihnen im internationalen Umfeld vielleicht andere Anforderungen und Unternehmenskulturen, als Sie es an Ihrem deutschen Hauptsitz gewohnt sind. Es stellt sich die Frage, wie groß Ihr Spielraum für globale strategische Entscheidungen ist.

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  Sind Sie befugt, eine Car Policy – ausgerichtet auf Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Image oder Fahrerzufriedenheit – für alle Ländergesellschaften zu verabschieden?
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  Welche Regelungen und Zielsetzungen, wie das Festlegen von Referenzraten oder die Elektrifizierung Ihrer internationalen Flotte, können Sie dabei überhaupt sinnvoll vereinheitlichen und länderübergreifend umsetzen?
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  Stehen Ihnen z. B. länderübergreifend passende Hersteller zur Wahl, die gleichzeitig E-Autos produzieren?
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  Oder gibt es Anforderungen, die Sie besser nur landesspezifisch und nicht konzernweit umsetzen sollten?

Ist die Anzahl an ausländischen Tochtergesellschaften für Sie noch überschaubar? Dann haben Sie womöglich genügend Expertise und Kapazitäten, Ihren internationalen Fuhrpark gemeinsam mit Kollegen vor Ort zu managen. Je zentraler ein internationaler Fuhrpark von Ihrer Seite gesteuert werden soll und je mehr Ländergesellschaften Sie betreuen müssen, desto größer ist Ihr Aufwand, dies in Eigenregie zu bewältigen.

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  Wägen Sie ab, ob Sie sich Unterstützung eines Dienstleisters für internationales Fuhrparkmanagement holen, der über sein eigenes globales Netzwerk Ihre Anfragen koordiniert, operative Fuhrparkmanagement-Aufgaben für Sie übernimmt und ein konsolidiertes Reporting zur Überwachung des globalen Fuhrparks anbietet.
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  Interessant ist es auch, wie kompetent ein zukünftiger Partner Sie bei der Optimierung des gesamten Fuhrparks berät, um Fuhrparkkosten zu sparen oder CO₂-Emissionen zu reduzieren. Daher ist es, wie auch bei einer lokalen Fuhrparkausschreibung, das A und O, dass Sie die Anforderungen an Anbieter – z. B. auch von internationalen Versicherungslösungen – genau definieren.

Die Besonderheit einer internationalen Ausschreibung ist, dass Sie sich mit Ihrem Bedarf an Mobilität und Fuhrparkmanagement-Dienstleistungen nicht nur für Ihre deutschen, sondern auch für Ihre ausländischen Unternehmensstandorte befassen müssen und gleichzeitig Ihr Flottenvolumen bündeln können. Die Ergebnisse Ihrer Ausschreibung beeinflussen also Ihre globalen Entscheidungen und Ihr lokales Handeln.

Möchten Sie mit ausgewählten Herstellern Konditionen basierend auf Ihrem gesamten internationalen Flottenvolumen verhandeln oder einen passenden internationalen Fuhrparkmanagement-Dienstleister finden? Do: Ihr erster und wichtigster Schritt ist, das Ziel Ihrer Ausschreibung und Ihre Anforderungen an einen zukünftigen Partner genau zu definieren. Don’t: Wenn Sie keinen Fokus setzen, laufen Sie Gefahr, sich in Details zu verlieren.

Was ist Ihr Ziel? Bestmögliche Konditionen, bedarfsgerechte Mobilitätslösungen, passende Dienstleistungen, einheitliche IT-Systeme und -Prozesse, der optimale Grad an Betreuung und Beratung oder der Zugang zu Leasingvertragsarten? Innerhalb Ihrer Zieldefinition sprechen unterschiedliche Aspekte für eine Single- oder Multi-Supply-Lösung. Do: Entscheiden Sie, mit wie vielen Partnern Sie zentral und/oder in den Ländern zusammenarbeiten möchten. Ein einheitliches internationales Kraftstoffmanagement oder ein konsolidiertes Reporting spricht z. B. eher für einen Single-Supply. Do: Definieren Sie im Vorfeld wichtige Dienstleistungen und Anforderungs- bzw. Ausschlusskriterien für Ihre Fuhrparkausschreibung, z. B. eine direkte Fahrerbetreuung in jedem Land, nach denen Sie Ausschreibungsteilnehmer einladen.

Auch wenn Ihr globales Flottenvolumen Ihre Verhandlungsposition stärkt und Sie einen Partner suchen, der auf allen Ihren Flottenmärkten präsent ist, sollten Sie Ihre Ausschreibung so schlank wie möglich halten. Do: Informieren Sie sich über die lokale Präsenz eines zukünftigen Dienstleisters. Ist er in den Ländern vertreten, in denen Ihr Unternehmen Standorte hat? Don’t: Beziehen Sie jedoch in Ihre Ausschreibung nicht alle möglichen Länder mit ein, sondern nur die mit einer relevanten Flottengröße. Klammern Sie z. B. Fuhrparks in Ihren Landesgesellschaften mit weniger als 50 Fahrzeugen aus, damit Sie nicht in Detailinformationen untergehen.

Do: Wenn Sie einen Fragenkatalog für Ihre Ausschreibungsteilnehmer aufsetzen, achten Sie darauf, nur entscheidungsrelevante Informationen abzufragen. Don’t: Wenn alle Fragen für jedes Land individuell beantwortet werden sollen, laufen Sie Gefahr, eine Informationsflut zu erzeugen. Oder wollen Sie wirklich seitenlange detaillierte Beschreibungen aller möglichen Dienstleistungen pro Land lesen und vergleichen? Do: Für Ihre Auswertung ist es zielführender, Anforderungen zu definieren, die alle Länder bei einer bestimmten Dienstleistung erfüllen sollen. Dafür sollten Sie geschlossene Fragen stellen, um danach zu selektieren, welche Ausschreibungsteilnehmer Ihre Anforderungen positiv beantworten. Bieten Sie dennoch Raum für Erläuterungen bei negativer Antwort, um zu bewerten, wer trotzdem weiter im Rennen bleiben kann. Don’t: Fragen Sie also nicht für jedes einzelne Land, wie lange z. B. Angebote üblicherweise gültig sind, sondern legen Sie Ihren bevorzugten Zeitrahmen für die Angebotsgültigkeit fest. Fragen Sie die Anbieter, ob Sie diesen erfüllen können und was die Alternative ist, wenn nicht. Dann erkennen Sie auch am Antwortverhalten, ob Ihre Anforderungen womöglich marktunüblich sind. Wenn Sie einen Online-Fahrzeug-Konfigurator für eine Zusammenarbeit voraussetzen, fragen Sie nicht, in welchen Ländern dieser angeboten wird, sondern in welchen nicht. Do: Offene Fragen stellen Sie eher, um mehr über die Beratungskompetenz des international agierenden Dienstleisters zu erfahren. Zum Beispiel, wie er sicherstellt, lokale Car Policies und/oder eine internationale Car Policy zu entwickeln und zu kontrollieren. Auch die Frage, wie der Anbieter einen internationalen Rahmenvertrag für eine harmonisierte Flottenlösung gestaltet, sollte offen angesprochen werden. Klären Sie, ob Gebühren, Zinsen und Zahlungsziele Vertragsbestandteil sein können.

Don’t: Wenn Sie Leasingraten miteinander vergleichen wollen, lassen Sie die Anzahl an Kalkulationen, nach denen Sie in den einzelnen Ländern fragen, nicht ausufern. Do: Konzentrieren Sie sich auf die gängige Standard-Laufzeit-Laufleistungs-Kombination für die Flotte im jeweiligen Land, deren Kenntnis Ihrerseits eine zielführende Angebotsanfrage voraussetzt. Do: Das gleiche Fahrzeugmodell in jedem Land als Referenzfahrzeug kalkulieren zu lassen, ermöglicht Ihnen die Vergleichbarkeit der internationalen Fahrzeugmärkte. Do: Lassen Sie sich trotzdem vergleichbare, für das jeweilige Land typische Flottenfahrzeuge empfehlen und berechnen.

• Internationale Fuhrparkmanager kümmern sich im Ausland um einzelne oder auch bis zu tausende Firmenfahrzeuge. Internationales Fuhrparkmanagement beginnt bereits mit einem einzigen Firmenfahrzeug, das Sie für ein Tochterunternehmen im Ausland oder einen dort ansässigen Mitarbeiter anschaffen.
• In je mehr Ländern Sie für die Mobilität Ihres Unternehmens verantwortlich sind, desto wichtiger ist der Aufbau einer breiten länderspezifischen Expertise. Das führt dazu, dass Ihre ohnehin vielfältigen und umfangreichen Fuhrparkleiter-Aufgaben noch anspruchsvoller werden. Wägen Sie ab, ob Sie diese noch in Eigenregie bewältigen können oder ob Sie die Unterstützung eines Dienstleisters für internationales Fuhrparkmanagement brauchen.
• Gerade im internationalen Flottenmanagement ist Outsourcing ein wichtiges Thema und die Frage nach einem Single- oder Multi-Supply kann ein entscheidender Punkt sein: Beim Service-Leasing innerhalb eines Landes kann es schon von Anbieter zu Anbieter zu wesentlichen Unterschieden im Dienstleistungsangebot kommen.
• Mit zunehmender Flottengröße und Länderanzahl potenziert sich Ihr Aufwand. Auf der anderen Seite eröffnet Ihnen Ihr internationales Flottenvolumen eine gute Verhandlungsposition für internationale Rahmenabkommen mit Herstellern, Fuhrparkmanagement-Dienstleistern und internationalen Flottenversicherern.

Nutzung eines Firmenwagens in einem anderen EU-Land – Your Europe (europa.eu)