Regeln Sie die Nutzung Ihrer Poolfahrzeuge

Lesezeit: 5 Minuten Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen Fahrzeugpool, sollte es klare Regeln geben, wie Ihre Mitarbeiter diese Firmenfahrzeuge nutzen. Denn im Unterschied zu Dienstwagen, die Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern exklusiv überlässt, stellen Sie Poolfahrzeuge einem größeren Kreis von Mitarbeitern zur Verfügung.

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Für betriebliche Mobilität und als attraktiver Arbeitgeber für Fachkräfte überlassen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern eigene Dienstwagen zur beruflichen und privaten Nutzung. Für Ihre Budgetplanung und -kontrolle sollten Sie den kurz- und langfristigen Mobilitätsbedarf in Ihrem Unternehmen kennen und steuern. Schwankt der Bedarf, können Sie Ihren Fahrzeugbestand nicht so einfach anpassen, wenn z. B. Dienstwagenfahrer von Leasing- oder Kauffahrzeugen Ihr Unternehmen verlassen. Daher bietet es sich an, frei gewordene Bestandsfahrzeuge (vorübergehend) in einen Fahrzeugpool aufzunehmen, bis Sie sie einem neuen Fahrer zuordnen oder aus Ihrem Fuhrpark nehmen.

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  So können Sie gekaufte Fahrzeuge so lange wie gewünscht im Bestand halten und den passenden Zeitpunkt für die Gebrauchtwagenvermarktung abwarten. Oder Sie zahlen die Leasingrate weiter, statt den Leasingvertrag vorzeitig zu beenden, und umgehen damit eventuell anfallende Kosten für vorzeitige Vertragsbeendigungen.
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  Solange Sie diese Fahrzeuge keinem neuen Dienstwagenfahrer zuordnen, nutzen Sie sie am besten als Poolfahrzeuge, um Mobilitätsengpässe zu überbrücken. Dann können Sie für dienstwagenberechtigte Mitarbeiter in der Probezeit oder bei Werkstattaufenthalten auf Mietwagen verzichten.

Möchte Ihre Unternehmensleitung nicht ausschließlich oder gar keine Dienstwagen bereit- und trotzdem Mobilität für dienstliche Zwecke sicherstellen, kann der gezielte Aufbau eines Fahrzeugpools eine sinnvolle Investitionsentscheidung sein. Gerade wenn Ihre Mitarbeiter für regelmäßige, aber eher temporäre geschäftliche Zwecke mobil sein müssen und sich Poolfahrzeuge deshalb gut teilen können, haben Sie die Chance, Fahrzeugressourcen durch maximale Auslastung optimal zu nutzen. Beispielsweise bei Serviceflotten, die immer mit dem nötigen Firmenequipment ausgestattet sind.

Um den Fahrzeugpool als Unternehmensressource optimal auszulasten, sollten Sie ein passendes Buchungssystem bereitstellen. In dem System können berechtigte Fahrer anmelden, für welchen Zeitraum und zu welchem dienstlichen Zweck sie ein Poolfahrzeug benötigen.

Anders als bei der individuellen Dienstwagenüberlassung werden Firmenwagen aus Ihrem Fahrzeugpool von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt. Daher ist es wichtig, dass sich Fuhrparkleiter und Fahrer bei der Bereitstellung und Nutzung von Poolfahrzeugen absichern. Dokumentieren Sie nicht nur jeden Fahrerwechsel mithilfe von Übergabeprotokollen, sondern schließen Sie mit Ihren Fahrern auch Verträge zur Nutzung Ihrer Poolfahrzeuge.

Zunächst sollten Sie generell festlegen, wer von Ihren Mitarbeitern auf ein Poolfahrzeug zugreifen darf. Wie bei anderen Dienstfahrzeugen auch ist eine Fahrerunterweisung zu den betreffenden Poolfahrzeugen nach UVV erforderlich. Gleiches gilt für die vor Fahrtantritt durchzuführende Führerscheinkontrolle, die bei größeren Betrieben sinnvollerweise elektronisch durchgeführt wird und mit der Sie sicherstellen, dass Ihre Fahrer eine Fahrerlaubnis in den erforderlichen Fahrerlaubnisklassen besitzen.

Fahrtenbuch Die Rechtsexperten unserer Online-Seminarreihe „Recht im Fuhrpark“ sehen es als zwingend an, dass für jedes Poolfahrzeug ein (elektronisches) Fahrtenbuch geführt wird, das die einzelnen Strecken, die mit dem Poolfahrzeug zurückgelegt wurden, hinsichtlich Fahrer, Nutzungszeit und Kilometern erfasst. So sind Sie bei Verkehrsrechtsverstößen gegenüber den Behörden auskunftsfähig und behalten die Übersicht über die Verwendung und die Kosten Ihrer Poolfahrzeuge.

Private Nutzung besser ausschließen Anders als bei motivierenden Dienstwagen empfehlen unsere Rechtsexperten bei Poolfahrzeugen, die private Nutzung nicht zu gestatten. Denn jede private Nutzung ist als Sachbezug zu versteuern, was einen erheblichen Aufwand in der Lohnbuchhaltung hervorruft. Allerdings stellt es keine private Firmenwagennutzung dar, wenn Mitarbeiter mit dem Fahrzeug von der Arbeitsstätte nach Hause fahren und z. B. am nächsten Tag von dort aus zu einem externen Geschäftstermin fahren. Ansonsten gelten die Fahrten von der Arbeitsstätte zur Wohnung als Privatnutzung und sind entsprechend zu versteuern.

Sauberkeit und Sicherheit Weisen Sie im Poolfahrzeugnutzungsvertrag auch darauf hin, dass Ihre Mitarbeiter mit den Fahrzeugen pfleglich umgehen und etwaige Schäden oder technische Defekte unverzüglich melden müssen. Geben Ihre Mitarbeiter Fahrzeuge zurück, hat eine Kontrolle des Fahrzeugs hinsichtlich etwaiger Schäden etc. zu erfolgen, um einen verkehrs- und betriebssicheren Zustand zu gewährleisten.

Da Ihre Fahrzeuge von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden, muss auch der hygienisch einwandfreie Zustand des Innenraums kontrolliert werden. Fallen Mängel auf, veranlassen Sie die Reinigung. Untersagen Sie grundsätzlich das Verzehren von Speisen sowie das Rauchen in Poolfahrzeugen.

• Durch den Aufbau eines Fahrzeugpools können Sie die betriebliche Mobilität in Ihrem Unternehmen sicherstellen, Fahrzeugressourcen optimal nutzen und Über- bzw. Unterkapazitäten in Ihrem Fahrzeugbestand regulieren.
• Anders als bei Dienstwagen, die Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern per Dienstwagenüberlassungsvertrag exklusiv überlässt, stellen Sie Ihren Fahrzeugpool einem größeren Kreis von Mitarbeitern zur Verfügung. Das erfordert viel Aufmerksamkeit, gerade wenn es bei Poolfahrzeugen häufig zu Fahrerwechseln kommt und Sie jede Fahrzeugrücknahme bzw. -übergabe dokumentieren müssen. Und während Sie Ihre Dienstwagenfahrer einfach verpflichten können, Wartungsintervalle eigenständig einzuhalten, müssen Sie die regelmäßige Wartung des Fahrzeugpools selbst organisieren.
• Die Privatnutzung von Poolfahrzeugen ist eher unüblich, das Führen von Fahrtenbüchern dafür obligatorisch. Deshalb sollten Sie die Nutzung diese Firmenfahrzeuge durch Ihre Mitarbeiter klar und rechtssicher regeln. Dabei hilft Ihnen unser Mustervertrag zur Nutzung von Poolfahrzeugen.