Die Referenzrate – ein wichtiges Element Ihres Fuhrparkmanagements

Lesezeit: 4 Minuten – Zuletzt aktualisiert am 05.05.2023 Welches Budget stellen Sie Ihren Fahrern für ihre Dienstwagen monatlich zur Verfügung? Das Festlegen von Referenzraten hilft Fuhrparkleitern und Fahrern, die zu den Dienstwagengruppen Ihres Unternehmens passenden Fahrzeuge zu genehmigen bzw. auszuwählen. Referenzraten sind ein sensibles Thema. Schließlich geht es darum, welche Fahrzeuge Ihren Fahrern zustehen und welche Fuhrparkkosten sich Ihr Unternehmen leisten kann oder will.

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Mit Ihren Referenzraten legen Sie monatliche Kostenlimits für Dienstwagenbeschaffung oder -betrieb in Ihrem Unternehmen fest, auf deren Grundlage Sie Ihr Budget planen. Dann dienen Referenzanschaffungskosten oder Referenzvollkosten als Bezugsgrößen, die Ihre Fahrer bei der Auswahl ihrer Dienstwagen – weitestgehend oder genau – einhalten müssen.

Um Referenzraten festzulegen, bestimmen Sie im Vorfeld die Fahrzeugkriterien für Ihre Dienstwagengruppen. Bedenken Sie, dass alle Kriterien die Weichen für die Kostenstruktur Ihres Fuhrparks stellen. Setzen Sie sich daher mit Blick auf Ihre strategische Ausrichtung intensiv mit Antriebsarten, Fahrzeugausstattung, Fahrzeugklassen und -herstellern auseinander. Wollen Sie beim Flottenmanagement eher Kosten sparen, Mitarbeiter motivieren, umweltverträglicher als bisher unterwegs sein oder ein bestimmtes Image transportieren? Alle Entscheidungen über Ihre Fahrzeugkriterien wirken sich auf Ihre Referenzraten aus.

Wenn es das ideale Referenzfahrzeug gäbe …

• … würde es ein Modell sein, das zu allen Einsatzzwecken im Unternehmen passt und den Vorstellungen und Ansprüchen aller Mitarbeiter hinsichtlich Image, Funktionalität, Komfort und Sicherheit entspricht. Gleichzeitig würde es das Image Ihres Unternehmens aufwerten und besonders emissionsarm sein.
• … wäre es staatlich gefördert und bestmöglich rabattiert und seine Anschaffungskosten stünden in einem besonders guten Verhältnis zum klassengerecht motorisierten und ausgestatteten Modell einer bestimmten Marke.
• … bestäche es durch geringe Betriebskosten, da es einen hohen Wiederverkaufswert erzielt, günstig versichert, wartungsarm und günstig in der Reparatur ist. Als steuergünstiger Fahrzeugtyp fährt es besonders sparsam mit preisgünstigem Kraftstoff.

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  Treffen Sie zunächst die Entscheidung, ob Sie für Ihre Referenzraten Anschaffungskosten oder Vollkosten ansetzen. Danach richtet sich, welche Informationen Sie einholen müssen, um Referenzraten zu ermitteln.
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  Bestimmen Sie die für die Einsatzzwecke in Ihrem Unternehmen geeigneten Kraftstoffarten und Fahrzeugklassen.
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  Leiten Sie für die Berechnung Ihrer Referenzkosten diese aus dem Durchschnitt von mindestens drei Modellreihen dieser Fahrzeugklassen ab. Wählen Sie dafür Modelle verschiedener Hersteller aus, die mehr oder weniger stark auf die strategische Ausrichtung Ihres Fuhrparks abzielen: höchste Wirtschaftlichkeit, Mitarbeitermotivation oder Umweltschutz?

Ein erster Anhaltspunkt für einen Referenzpreis bietet Ihnen sicherlich der durchschnittliche Listenpreis inklusive Sonderausstattung. Um jedoch die tatsächlichen Anschaffungskosten vergleichen zu können, rechnen Sie die Ihnen von den Herstellern gewährten Rabatte und Werkskostenzuschüsse mit ein. Anschaffungskosten sind also ein schlanker Ansatz, um auch für unbekannte Modelle Referenzkosten zu ermitteln.

Ihre Fuhrparkkosten gehen über die reinen Anschaffungskosten weit hinaus. Erst die Kenntnis über Gesamtbetriebskosten von Fahrzeugen erlaubt Ihnen zu beurteilen, welche am wirtschaftlichsten sind.

Bei der Vollkostenbetrachtung ist die Referenzratenermittlung jedoch anspruchsvoller. Dann müssen Sie auf Informationen über Kosten für Abschreibung, Versicherung, Reparatur, Wartung und Reifen, Steuern und Gebühren und ggf. sogar über Kosten für Kraftstoffverbrauch von bestehenden Fahrzeugen zurückgreifen, die Sie dokumentiert und ausgewertet haben. Alternativ können Sie Referenzangebote im Full-Service-Leasing bei Leasinggebern und Flottenmanagementanbietern erfragen, wenn diese Finanzierungsform für Sie infrage kommt.

Diese Frage hat zwei Seiten. Zum einen kann es sinnvoll sein, die Referenzraten ohne Kraftstoff- bzw. Energieanteil festzulegen, wenn deren Preise starken Schwankungen unterliegen und Sie Referenzraten dadurch häufig anpassen müssen. Zum anderen fehlt Ihnen dann jedoch der Blick auf die Vollkosten Ihrer Flotte. Immerhin stellen Kraftstoff- bzw. Energiekosten ca. 20 Prozent Ihrer Flottenkosten dar.

Wahrscheinlich haben Sie für unterschiedliche Hersteller auch unterschiedlich hohe, vom Bestellvolumen abhängige Rabatte verhandelt, die Sie bei der Ermittlung Ihrer Referenzraten berücksichtigen. Je höher die Rabatte, desto niedrigere Anschaffungskosten können Sie bei der Berechnung Ihrer Referenzkosten ansetzen. Bei besonders hohen Rabatten für bestimmte Modelle kann es sinnvoll sein, dass Sie für Ihr Unternehmen sogar ganz konkrete Referenzmodelle exklusiv von einem Hersteller festlegen, die Ihre Fahrer ausschließlich auswählen dürfen. Wägen Sie ab, ob hohe Rabatte durch Volumenbündelung oder die Markenvielfalt für Ihre Mitarbeiter im Fokus stehen soll.

Bei der Berechnung von Referenzraten sollten Sie zur Vergleichbarkeit von verschiedenen Fahrzeugen einheitliche Kombinationen aus Laufleistung und Laufzeit zugrunde legen. Damit die Budgets, die Sie entwickeln, realistisch sind, sollten Sie aber nicht mit fiktiven Kilometerzahlen rechnen. Setzen Sie die tatsächlichen durchschnittlichen Jahresfahrleistungen in Ihrer Flotte bei der Berechnung von Referenzkosten an.

Bedenken Sie, dass ein schneller Fahrzeugaustausch zum einen Ihren administrativen Aufwand deutlich erhöht. Zum anderen fallen Einmalkosten pro Fahrzeug – wie Lieferkosten, Zulassungskosten, Rückholkosten und Rückgabekosten – öfter an und höher aus, wenn sich diese z. B. nur auf 36 Monate statt auf 48 Monate verteilen. Beim Flottenleasing bedeutet jeder weitere Monat, den Sie ein Fahrzeug länger halten, auch einen weiteren Monat Kostensicherheit durch konstante Leasingraten. Durch Angebote für verschiedene Haltedauern für Ihre benötigten Kilometerleistungen lässt sich die für Ihre Flotte wirtschaftlich möglichst sinnvolle Haltedauer ermitteln.

• In einer vollständigen Car Policy definieren Sie nicht nur Kriterien wie Fahrzeugklassen und Kraftstoffart, nach denen Ihre Mitarbeiter ihre Dienstfahrzeuge auswählen dürfen, sondern auch Kostengrenzen, die Ihre Mitarbeiter einhalten müssen. Fahrzeugbudgets für verschiedene Dienstwagengruppen können entweder monatlich linearisierte maximale Anschaffungs- oder Gesamtbetriebskosten sein – bezogen auf eine bestimmte Kombination aus Laufzeit und Laufleistung. So schaffen Referenzraten Transparenz und Orientierung für Ihre Mitarbeiter und vereinfachen den Prozess der Fahrzeugauswahl und -genehmigung.
• Ändern sich marktwirtschaftliche Einflussgrößen für Ihre Referenzraten – beispielsweise durch schlechtere Restwerte oder höhere Kraftstoff- und Fahrzeugpreise –, kann dies dazu führen, dass bisherige Fahrzeugbudgets für Neubestellungen von Firmenwagen nicht mehr ausreichen. Droht eine Budgetüberschreitung, geraten Auswahl- und Genehmigungsprozesse ins Stocken. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Referenzraten regelmäßig überprüfen und entweder den Kostenrahmen oder vergangene Entscheidungen, die Ihre Referenzraten beeinflussen, anpassen.
• Entsprechen Ihre Referenzraten nicht mehr den Marktverhältnissen, könnten Sie z. B. die Fahrzeugauswahl auf weniger teure Modelle bzw. Fahrzeugklassen einschränken, die trotzdem einen adäquaten Ersatz für bisherige Referenzfahrzeuge bieten. Schauen Sie sich beispielsweise Vollkosten für vergleichbare Modelle alternativer Hersteller oder andere Modelle des gleichen Herstellers an, um herauszufinden, welches Modell unter Vollkostenaspekten günstiger ist. Wenn Sie Ihre Risiken aktiv managen, haben Sie auch die Möglichkeit, Schadenkosten und Prämien für Ihre Firmenwagenversicherung zu senken und damit Ihre Referenzraten insgesamt stabil zu halten.

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