5 errores que evitar al analizar tu flota

Aun así, la cantidad de variables y costes que componen este negocio hace este recurso casi equiparable al capital humano, por lo que nunca está de más tener una “chuleta” a mano que nos recuerde todo aquello que no debemos olvidar a la hora de analizar nuestra flota.

En las consultorías de movilidad que LeasePlan realiza a todos sus clientes se ha podido comprobar que, a lo largo de los últimos 30 años, existen al menos 5 patrones que las empresas repiten a menudo cuando estudian la rentabilidad que les proporciona su flota. Cinco errores que deberían, en la medida de lo posible, evitar al analizar su flota:

Un análisis no es tal si no se identifican las causas que han llevado a determinada situación (sin importar si hablamos de éxito o fracaso). En el caso de un recurso con tantas variables y factores es indispensable que cada dato tenga una justificación clara y se identifique la causa del mismo.

Pongamos que hablamos de algo tan aparentemente genérico como el consumo de combustible. En este caso, nuestro análisis no estará completo hasta que no sepamos si el gasto actual de repostaje se debe a que nuestras rutas no están optimizadas o a que los conductores de los vehículos en modalidad de renting no tienen un comportamiento correcto al volante.

Si analizar una flota cuando los datos están ordenados puede ser una tarea de por sí laboriosa, hacerlo cuando no se registran de forma habitual puede ser uno de los peores quebraderos de cabeza de la empresa.

Primero, porque todo análisis debe mostrar la evolución de la flota y, para ello, se necesita contar con datos previos que sirvan de referencia. Segundo, porque recabar al momento la cantidad de datos necesaria –de meses o años atrás- no hace sino aumentar el riesgo de cometer errores.

Hay datos de la flota que pueden recabarse con métodos “tradicionales”, como el consumo de combustible. Otros, es sencillamente imposible: el comportamiento de los conductores. En cualquiera de las opciones nos encontraremos con que nos falta información para realizar el informe o esta no está lo suficientemente detallada.

Por eso es indispensable contar con tecnología que mida todos los aspectos posibles de la flota y maximice así su movilidad. Un dispositivo telemático te permitirá analizar las rutas de conducción de tu flota o gestionar las zonas y puntos de interés de tus conductores, con el fin de ser más eficientes y, por ende, controlar los costes derivados de la flota.

A pesar de que los costes son el foco del análisis, los informes no suelen incluirlos todos, ni un desglose apropiado de los mismos. No porque no se tome el estudio con seriedad, sino porque hay aspectos que no son evidentes a menos que se conozcan y localicen de antemano. Costes como el que supone la antigüedad de la flota, tiempos de gestión y administración, o el desglose de los mantenimientos.

Uno de los puntos menos evidentes y, sin embargo, el más importante para un Director de Compras: cómo reducir los costes de la flota. Este último apartado solo es posible cuando hemos cumplido los 4 anteriores, y es que para identificar los ahorros que podemos obtener en nuestra flota debemos:

• •
  Tener un desglose de todos los costes
• •
  Conocer el concepto de cada gasto
• •
  Ver una evolución (o falta de) clara en cada coste

Pero la verdadera dificultad reside en que para cerciorar qué costes podemos reducir, es necesario:

• •
  Supervisar y controlar de forma constante a todos los proveedores involucrados en nuestra flota (talleres, gestión, etc.)
• •
  Tener acceso tanto a economías de escala como a datos específicos del sector de la automoción empresarial.

Con todo ello en mano, podemos identificar los aspectos de nuestra flota que se desvían de la media y nuestras opciones para corregirlo.

Como hemos visto, analizar nuestra flota de vehículos es un aspecto complicado, pero no imposible. Una opción mucho más sencilla es confiar dicha tarea en un especialista de servicios de movilidad, como LeasePlan.