De Fleet Manager à Change Manager : la gestion de la flotte d’une entreprise en pleine mutation

Envie de découvrir les défis auxquels les Fleet Managers sont confrontés et la manière dont ils les relèvent ? Charles Dion, Commercial Manager chez LeasePlan, s’est entretenu avec deux gestionnaires de flotte expérimentées : Sofie Van Eemeren, HR & People Lead chez Mobile Vikings, et Gwenny Simoen, Mobility Manager au sein du groupe de services RH Liantis. Toutes deux ressentent l’impact de l’électrification du marché automobile, mais remarquent également que les entreprises envisagent leur flotte sous un angle différent en raison de la guerre des talents.

Charles : « Revenons dix ans en arrière. Comment avez-vous vu évoluer le rôle du Fleet Manager ? »

Sofie : « Nous abordons désormais notre flotte d’une manière totalement différente. Avant, un collaborateur de Mobile Vikings avait le choix entre trois véhicules dans une couleur standard, et le tour était joué. Aujourd’hui, afin d’attirer et de retenir les talents, nous souhaitons répondre davantage aux souhaits de chaque collaborateur, même si cela complique quelque peu les choses. Nous leur proposons par exemple un plan de rémunération flexible grâce auquel ils peuvent investir une partie de leur salaire dans un véhicule plus cher. »

Gwenny : « Avant, il nous suffisait en effet de prévoir un véhicule et une carte carburant. L’électrification a changé la donne. La gestion d’une flotte est devenue une activité multitâche, qui requiert en outre un suivi important. Quand un collaborateur opte pour un VE, il faut par exemple veiller à ce que la borne de recharge soit installée à domicile, de préférence avant la livraison du véhicule. Le moindre changement dans le planning peut engendrer un effet domino. »

Charles : « Les conducteurs vous posent-ils aussi des questions différentes ? »

Sofie : « En effet. On nous pose beaucoup de questions sur les solutions de recharge. Où recharger ? Comment recharger ? Et que faire si le conjoint a également un véhicule électrique qu’il souhaite recharger ? Nous compilons actuellement toutes ces questions. Il est impossible d’avoir directement une réponse toute prête pour tout. »

Gwenny : « Chez Liantis, nous avons délibérément décidé de passer au 100 % électrique. Il est dès lors logique que les collaborateurs se posent de nombreuses questions. »

Charles : « Qu’avez-vous fait pour permettre ce changement ? »

Gwenny : « Tout devait être lancé en quelques mois. Nous savions d’emblée que la communication avec nos collaborateurs serait cruciale, dès le début du parcours menant à l’électrification. C’est pourquoi nous avons commencé par créer une newsletter en septembre 2022, dans laquelle nous avons cherché à sensibiliser nos conducteurs à la conduite électrique. Nous avons par exemple remarqué que le prix des voitures électriques les préoccupait et qu’ils craignaient de devoir commander une voiture plus petite. Nous avons alors montré les marques et les modèles proposés. Ensuite, nous avons organisé une séance d’information, notamment avec LeasePlan. Depuis, nous disposons même d’un site web sur lequel nous rassemblons les questions fréquentes et y répondons. »

Charles : « Une bonne communication est essentielle. Quel rôle jouent les outils digitaux à cet égard ? »

Gwenny : « Un rôle majeur. Les outils de LeasePlan ont été très précieux pour nous. Ils nous permettent d’automatiser certaines choses. Nous disposons alors de plus de temps pour accompagner les collaborateurs et communiquer sur le processus de changement. »

Sofie : « C’est vrai, nous utilisons presque tous les jours My Fleet. Auparavant, nous devions tout actualiser dans une feuille Excel, mais aujourd’hui, nous avons tout centralisé en un seul endroit grâce à My Fleet. Nous voyons entre autres depuis combien de temps une personne conduit un véhicule et quand il est temps d’en commander un nouveau. Tout se fait de manière proactive et automatique, il ne nous reste qu’à vérifier et à confirmer. À terme, nous espérons que cela nous permettra aussi d’automatiser les réponses aux questions de nos conducteurs, afin qu’ils se tournent directement vers le bon canal. »

Charles : « En d’autres termes, davantage de libre-service. Est-ce que cela vous tient à cœur en tant que Fleet Manager ? »

Gwenny : « Tous les outils que nous utilisons ciblent un même objectif : améliorer l’expérience de nos collaborateurs grâce à l’automatisation et au libre-service. Ils peuvent par exemple utiliser Internet Quotations pour sélectionner eux-mêmes un nouveau véhicule. Nous n’intervenons plus que pour lancer et terminer une procédure. Dans My LeasePlan, ils peuvent télécharger de manière autonome des documents d’assurance ou déposer une demande d’indemnisation. Tout cela incombait auparavant aux gestionnaires de flotte. La technologie ne cesse de progresser, mais avec LeasePlan comme partenaire, nous savons que nous sommes toujours à la pointe des derniers développements. »

Charles : « Ravi de le savoir. D’après votre propre expérience, avez-vous d’autres conseils à donner aux gestionnaires de flotte confrontés aux mêmes défis ? »

Gwenny : « À mes yeux, l’essentiel est de procéder maintenant à l’électrification. J’ai l’impression que nous avons commencé au bon moment chez Liantis. Il faut garder à l’esprit qu’il y a beaucoup à faire, notamment en ce qui concerne l’infrastructure de recharge. Il faut aussi une nouvelle car policy, qui doit d’abord être approuvée par différentes parties. »

Sofie : « Tout va très vite, il est donc intéressant d’envisager des formations. J’ai moi-même suivi une formation pour rester au courant des évolutions du marché. »

Gwenny : « Je conseille également d’examiner soigneusement les véhicules que vous proposez. Essayez de trouver le bon équilibre entre dynamisme et maniabilité. Chez Liantis, nous proposons diverses marques premium et non premium. Et comme nous ne voulons pas passer à côté des innovations, nous passons régulièrement les marques et les modèles au crible. »

Sofie : « Il est également important de sélectionner les bons partenaires. L’électrification n’est pas notre cœur de métier, c’est pourquoi nous avons besoin d’un partenaire comme LeasePlan, qui s’y consacre au quotidien. Un partenaire qui répond aux questions et signale de manière proactive les changements dans la législation. Mais ce n’est pas tout, il faut aussi d’autres partenaires. Ainsi, de nombreuses start-ups sont apparues ces dernières années dans l’univers des solutions de recharge. Certaines sont déjà plus fiables que d’autres. Chez Mobile Vikings, nous pensons que le service client est primordial, c’est pourquoi nous cherchons activement des partenaires qui en ont eux aussi fait leur fer de lance. »

Charles : « Nous espérons pouvoir vous accompagner encore longtemps en tant que partenaire. Je vous souhaite beaucoup de succès et je vous remercie pour cet agréable entretien. »